PPR - trazabilidad

5.11 PPR - trazabilidad

La trazabilidad es la capacidad de un almacén de alimentos para seguir el movimiento de un producto desde su entrada hasta su salida, identificando en todo momento dónde se encuentra, cuándo llegó, a qué temperatura se almacenó y a quién se distribuyó. Esta información es crítica para dos propósitos: en operaciones normales permite gestionar eficientemente el stock y aplicar la regla FIFO (First In First Out), y en caso de crisis sanitaria permite identificar rápidamente qué productos están afectados y localizarlos en el mercado para su retirada.

Marco legal: trazabilidad en alimentos

El Reglamento (CE) 178/2002 establece en su artículo 18 que los operadores alimentarios deben ser capaces de identificar cualquier persona que le haya suministrado un alimento, ingrediente o sustancia utilizada en la elaboración del producto, y cualquier persona a la que haya suministrado sus productos. Esto es la trazabilidad de proveedores hacia atrás (trazabilidad ascendente) y trazabilidad de clientes hacia delante (trazabilidad descendente).

En la práctica, un almacén debe documentar: quién le ha vendido cada lote, dónde y cómo lo almacenó internamente, y a quién se lo vendió. Esta información debe estar disponible y ser transmitida a autoridades en un plazo máximo de 48 horas ante una solicitud de investigación por problemas de seguridad.

Sistema de identificación de lotes y códigos de trazabilidad

Cada producto almacenado debe ser identificable por lote. Los fabricantes o proveedores ya incluyen en el empaque un número de lote que contiene información codificada sobre la fecha de fabricación, línea de producción, etc. El almacén debe registrar y conservar esta información.

El sistema de identificación típico incluye: número de lote del fabricante (obligatorio, ya presente en el envase), número de referencia interna del almacén si es necesario, fecha de caducidad o consumo preferente, fecha de entrada en almacén, y ubicación dentro del almacén (pasillo, estantería, posición). Los códigos de barras aceleran enormemente el registro de esta información si se utilizan sistemas de lectura automatizados.

Mapeo de trazabilidad intra-empresa (dentro del almacén)

El trazado de un producto dentro del almacén debe ser registrado documentalmente. Esto significa que cuando un producto entra en el almacén, se anota la entrada; cada movimiento dentro del almacén (traslados entre áreas de almacenamiento, consolidación en palets para pedidos) se documenta; y finalmente se registra la salida del almacén (venta a cliente o devolución a proveedor).

En almacenes sin sistemas informatizados avanzados, esto se realiza con hojas de recepción, fichas de entrada-salida o registros manuales. En almacenes modernos, utilizan sistemas de gestión de almacenes (WMS) que automatizan el registro mediante escaneo de códigos de barras en cada movimiento.

Específicamente, para cada entrada debe registrarse: fecha y hora, proveedor, número de lote del fabricante, cantidad, temperatura de recepción, nombre del receptor, ubicación de almacenaje asignada. Para cada salida: fecha y hora, cliente, cantidad, número de lote del producto entregado, temperatura de expedición, nombre del responsable.

Documentación de proveedores y rastreo ascendente

El almacén debe mantener una lista de todos los proveedores autorizados indicando: nombre, empresa, producto suministrado, certificaciones o auditorías realizadas, datos de contacto e información de trazabilidad que el proveedor puede proporcionar. Ante la detección de un problema de seguridad en un producto, el almacén debe poder contactar al proveedor inmediatamente y obtener información sobre otros lotes o clientes afectados.

Este rastreo ascendente es lo que permite responder preguntas como: si se detecta Listeria en un queso Camembert, ¿de qué fabricante vino?, ¿de qué granja fue la leche?, ¿qué otros productos de ese proveedor hemos recibido en los últimos meses?

Documentación de clientes y rastreo descendente

De forma paralela, el almacén debe documentar a quién vende cada lote de producto. Esto incluye datos del cliente (nombre, dirección, contacto), producto vendido, número de lote, cantidad, fecha de envío. Cuando se requiere una retirada urgente de producto del mercado, esta información permite contactar rápidamente a los clientes distribuidor/minorista para que retiren el producto de sus tiendas antes de que llegue al consumidor.

El rastreo descendente responde: si un lote de leche en polvo tóxica entró en nuestro almacén, ¿a cuántas tiendas la vendimos?, ¿qué ciudades quedan afectadas?, ¿cuántos clientes debemos contactar?

Procedimientos de retirada de producto (recall)

Cuando se detecta un problema de seguridad que requiere retirada del mercado, el procedimiento de trazabilidad se convierte en herramienta de crisis. El almacén debe ser capaz de identificar en minutos todos los productos afectados, su ubicación actual, a quién se los vendió y, crucialmente, cuándo se vendieron para establecer cuánto tiempo lleva disponible en tiendas.

Los almacenes deben realizar simulacros de retirada de producto al menos anualmente para verificar que el sistema de trazabilidad funciona en condiciones de presión. Una retirada real puede poner en riesgo la reputación de la empresa y requerir acciones inmediatas (comunicados a medios, notificación a autoridades, recompensa a clientes).

Caso práctico: rastreo de contaminación en un almacén de derivados lácteos

En octubre de 2023, una empresa distribuidora de mantequilla detectó mediante análisis rutinario la presencia de Clostridium botulinum en un lote de mantequilla procedente de un proveedor francés. Inmediatamente activó su sistema de trazabilidad. Mediante consulta de su registro de entrada, identificó que el lote 42573FR había llegado el 5 de septiembre con 12.000 paquetes. Consultando los registros de salida, localizó que 8.500 paquetes habían sido distribuidos a 23 tiendas de supermercado en Madrid, Castilla-La Mancha y Valencia. Los 3.500 paquetes restantes aún estaban en almacén. La empresa contactó inmediatamente a cada supermercado proporcionando número de lote e indicando retirada urgente. Se publicó un comunicado de prensa indicando qué tiendas podían tener el producto afectado. El proceso completo de localización y comunicación a clientes tomó 6 horas, demostrando que un sistema de trazabilidad eficiente es crítico en crisis.

Ideas clave

• La trazabilidad permite identificar el origen (proveedor) y destino (clientes) de cada lote de producto, requisito legal según Reglamento (CE) 178/2002
• Cada entrada debe registrar: fecha, proveedor, lote del fabricante, cantidad, temperatura, ubicación; cada salida debe registrar cliente, lote, cantidad, fecha, temperatura
• El rastreo ascendente identifica el proveedor y otros lotes problemáticos en origen; el rastreo descendente localiza los clientes que recibieron el producto
• La trazabilidad es especialmente crítica en procedimientos de retirada de producto (recall) donde horas pueden marcar la diferencia entre contención exitosa y crisis sanitaria