Métodos de determinación de pedidos
10.5 Métodos de determinación de pedidos
Una pregunta fundamental en gestión de stocks emerge una vez decidido cuándo pedir: ¿cuánta cantidad debe pedirse en cada ocasión? La respuesta no es trivial porque afecta directamente a los costes totales. Cantidades pequeñas generan pedidos frecuentes, incrementando costes administrativos de gestión de pedidos y costes de transporte. Cantidades grandes generan pedidos menos frecuentes pero requieren almacenar mayores volúmenes, incrementando costes de almacenamiento y capital inmovilizado. Este apartado examina los métodos disponibles para determinar la cantidad óptima de pedido, siendo el método del lote económico el más importante.
Método de cantidad fija
El método de cantidad fija es el más simple: se establece una cantidad predeterminada (Q) y cada vez que se realiza un pedido, es siempre por esa cantidad. Esta cantidad puede estar establecida por restricciones operativas (el proveedor entrega en cajas de 50 unidades, por ejemplo) o puede calcularse según métodos que veremos después. El atractivo de cantidad fija es la simplicidad: no requiere cálculo en cada ocasión, es fácil de comunicar a proveedores, y permite buena coordinación.
Sin embargo, cantidad fija no es óptima en contextos de demanda variable. Si la demanda es baja y el período de consumo largo, una cantidad fija puede resultar excesiva. Si la demanda es alta, puede resultar insuficiente y generar pedidos muy frecuentes.
Método de cobertura de período
Este método establece que cada pedido debe cubrir la demanda esperada para un período predeterminado (típicamente 30 días, 60 días, o 90 días). La cantidad de pedido varía en función de la demanda esperada en ese período. Si la demanda es de 1000 unidades mensuales y se define cobertura de 30 días, el pedido será de 1000 unidades. Si la demanda sube a 1500 unidades mensuales, el pedido será de 1500 unidades.
Este método es inteligente para productos con demanda variable: ajusta automáticamente la cantidad de pedido a la demanda esperada. Se implementa frecuentemente en el método de revisión periódica, donde en cada revisión se calcula cuánta demanda se espera hasta la próxima revisión, más lead time, y se pide esa cantidad menos lo que ya hay. Es menos efectivo cuando la demanda es muy impredecible, porque la cobertura basada en demanda media puede ser insuficiente en períodos de demanda alta.
El modelo del lote económico de pedido (EOQ)
El lote económico de pedido (Economic Order Quantity, EOQ) es el método clásico de optimización económica. Parte de la premisa de que el coste total de gestión de inventario incluye dos tipos de costes opuestos: costes de pedido (administración, transporte, verificación) que disminuyen cuanto mayor es la cantidad de pedido (menos pedidos totales), y costes de almacenamiento que aumentan cuanto mayor es la cantidad de pedido (mayor stock promedio). El lote económico es la cantidad que minimiza la suma de ambos costes.
La fórmula clásica del EOQ es: EOQ = √(2×D×Cp)/(Ca), donde D es la demanda anual, Cp es el coste de realizar un pedido, y Ca es el coste anual de almacenar una unidad. Por ejemplo, si la demanda anual es 12000 unidades, el coste de pedido es 50 euros (por gestión administrativa, comunicación con proveedor, recepción), y el coste de almacenamiento es 2 euros anuales por unidad, el EOQ sería: √(2×12000×50)/(2) = √600000 = 775 unidades aproximadamente.
Este cálculo indica que es económicamente óptimo hacer aproximadamente (12000/775) = 15-16 pedidos al año, es decir, uno cada 23 días aproximadamente. Hacer pedidos más frecuentes (mayor cantidad de pedidos, menor cantidad por pedido) incrementaría costes de gestión; hacer pedidos menos frecuentes (menor cantidad de pedidos, mayor cantidad por pedido) incrementaría costes de almacenamiento.
Refinamientos y limitaciones del EOQ
El modelo básico del EOQ tiene supuestos simplificadores: asume demanda constante, lead time constante, costes lineales, sin descuentos por volumen. En la realidad, estos supuestos frecuentemente no se cumplen. Descuentos por volumen, por ejemplo, hacen que el coste unitario baje cuando se piden cantidades mayores, alterando el cálculo óptimo.
Una versión mejorada incorpora descuentos por volumen: si el proveedor ofrece un descuento del 5% al comprar más de 1000 unidades, la cantidad óptima podría cambiar hacia arriba si el ahorro de descuento compensa el incremento de costes de almacenamiento. El análisis requiere comparar el coste total bajo diferentes escenarios de cantidad de pedido.
Otro refinamiento es el EOQ para múltiples productos cuando hay restricción de capacidad de almacén: no se puede optimizar cada producto independientemente si el almacén tiene capacidad limitada. Requiere optimización conjunta o restricciones en la formulación del problema.
En contextos de demanda muy variable o impredecible, el EOQ puede ser subóptimo. Modelos más sofisticados pueden incorporar probabilidad de demanda, costes de rotura, y niveles de servicio objetivo, resultando en cantidades de pedido variables.
Aplicación práctica y sistemas ERP
La mayoría de sistemas ERP modernos incluyen cálculo automático de lote económico. El usuario introduce parámetros (demanda esperada, coste de pedido, coste de almacenamiento), y el sistema calcula automáticamente la cantidad óptima. Algunos sistemas incluso permiten cálculos más sofisticados incorporando descuentos por volumen, restricciones de capacidad, o demanda estocástica.
Sin embargo, la entrada de parámetros (especialmente costes) requiere esfuerzo contable: ¿cuál es exactamente el coste de realizar un pedido en la empresa? ¿Incluye sólo comunicación administrativa o también verificación de mercancía, movimiento interno? ¿Cuál es el coste de almacenar: sólo alquiler de espacio o incluye seguros, manipulación, deterioro?
Ideas clave
- La cantidad de pedido debe equilibrar costes de pedido (que disminuyen con cantidades mayores) y costes de almacenamiento (que aumentan con cantidades mayores).
- El lote económico de pedido (EOQ) calcula la cantidad que minimiza costes totales usando la fórmula: √(2×D×Cp)/(Ca).
- El método de cantidad fija es simple pero no se adapta a demanda variable; el de cobertura de período sí se adapta automáticamente.
- El EOQ clásico asume demanda y lead time constantes; refinamientos pueden incorporar descuentos por volumen y restricciones de capacidad.
- Sistemas ERP automatizados pueden calcular la cantidad óptima, pero requieren parametrización correcta de costes.
- La cantidad de pedido es decisión de diseño táctica que afecta sustancialmente a la eficiencia operativa y la rentabilidad.