Actividades logísticas
1.3 Actividades logísticas
Las actividades logísticas constituyen el conjunto de operaciones necesarias para que un producto llegue desde su origen (proveedores, fabricantes) hasta su destino final (cliente). Estas actividades no son procesos aislados, sino etapas integradas en un flujo coordinado. Comprender qué actividades incluye la logística empresarial y cómo se relacionan es fundamental para cualquier profesional que trabaje en planificación del aprovisionamiento, ya que cada actividad tiene implicaciones en costes, tiempos y calidad que deben considerarse en la planificación global.
Actividades de aprovisionamiento
El aprovisionamiento comienza con la identificación de necesidades de materiales. Esta función requiere análisis de los planes de producción, considerando plazos de entrega de proveedores, niveles deseados de inventario de seguridad y capacidad de almacenamiento disponible. En empresas grandes, esta análisis lo realiza un planificador de demanda que utiliza software de planificación avanzado (ERP, MRP). En empresas pequeñas, puede ser responsabilidad del responsable de compras o incluso del propietario.
La búsqueda y evaluación de proveedores es otra actividad crítica. Un comprador estratégico no simplemente elige al proveedor más barato, sino que evalúa múltiples criterios: precio, calidad, confiabilidad de entregas, capacidad de respuesta ante problemas, ubicación geográfica y términos comerciales. En España, especialmente en sectores como automoción o alimentación, existe una tradición de desarrollo de proveedores, donde grandes empresas ayudan a pequeños proveedores a mejorar capacidades a cambio de relaciones comerciales más estables.
Una vez seleccionado el proveedor, la actividad de negociación comercial determina el acuerdo de precios, cantidades, plazos de entrega, condiciones de pago y responsabilidades en caso de incumplimiento. Esta negociación no es una transacción puntual, sino el inicio de una relación que puede durar años. Los términos negociados (generalmente denominados Incoterms: CIF, FOB, DDP, etc.) definen claramente quién es responsable de cada aspecto del transporte y aseguros.
La emisión de la orden de compra formaliza el acuerdo y comunica al proveedor exactamente qué, cuándo y dónde debe entregar. Una orden de compra bien redactada incluye especificaciones técnicas, cantidad, fecha de entrega requerida, lugar de entrega, precio unitario y total, condiciones de pago, y procedimiento de inspección de calidad.
Actividades de recepción y almacenamiento
Cuando los materiales llegan, comienza la actividad de recepción. Esta no es simplemente hacer descargo en el almacén. Incluye verificar que la cantidad recibida coincida con la orden de compra, inspeccionar que la calidad sea aceptable y que el material no esté dañado durante el transporte. En algunos sectores, como alimentación o farmacéutica, esta inspección es rigurosa y puede requerir análisis de laboratorio. Algunos materiales pueden ser rechazados si no cumplen especificaciones, requiriendo devoluciones al proveedor.
El almacenamiento incluye varias sub-actividades: asignación de ubicación dentro del almacén, registro en sistemas de información (tanto físico mediante etiquetas como digital en el ERP), organización según criterios de frecuencia de uso, y control de condiciones ambientales (temperatura, humedad) si el material lo requiere. En almacenes modernos, la ubicación no es aleatoria sino estratégica: los materiales de mayor rotación se colocan más cerca de puntos de picking para reducir tiempos de preparación.
La administración del inventario es una actividad continua. Incluye el seguimiento de niveles de stock, identificación de materiales obsoletos o con bajo movimiento, y decisiones sobre cuándo realizar nuevas compras para evitar roturas de stock. Estas decisiones típicamente se automatizan en sistemas ERP que disparan órdenes de compra automáticas cuando el inventario cae por debajo de un punto de reorden predefinido.
Actividades de movimiento interno de materiales
Dentro del almacén y entre almacén y área de producción, existe un movimiento constante de materiales. Este movimiento incluye traslados desde zona de recepción a zona de almacenamiento, desde almacenamiento a línea de producción, y gestión de devoluciones de producción cuando hay rechazo de materiales. En empresas grandes, esta función puede incluir sistema de manejo automático (cintas transportadoras, robots) o puede ser manual mediante carretillas y montacargas.
El control de este movimiento es esencial para evitar pérdidas, daños y confusiones en la localización de materiales. Algunas empresas utilizan sistemas de código de barras o RFID (identificación por radiofrecuencia) para rastrear el movimiento de cada pallet o caja de materiales.
Actividades de distribución
Una vez fabricado el producto, comienza el proceso de distribución. La actividad de preparación de pedidos (picking) requiere el empaque y acondicionamiento de productos para transporte. La actividad de transporte movimiento físico de productos hacia clientes o centros de distribución intermedia. La actividad de entrega implica coordinación con clientes para asegurar que alguien reciba la mercancía en destino.
En empresas españolas de distribución, como Mercadona, estas actividades están altamente optimizadas. Los productos fabricados en centros de distribución se envían a almacenes regionales, desde los cuales se distribuye a tiendas locales diariamente. Este sistema multiescalón reduce el tiempo entre fabricación y disponibilidad en el punto de venta.
Actividades de apoyo y control
Adicional a las actividades operacionales principales, existen actividades de apoyo. La función de servicio al cliente resuelve incidencias: cambios en pedidos, devoluciones de productos defectuosos, gestión de reclamaciones. La función de informática mantiene los sistemas de información que coordinan todas las actividades logísticas. La función de recursos humanos recluta y entrena a trabajadores logísticos. El control de calidad inspecciona productos en diferentes etapas para asegurar conformidad con estándares.
El análisis de costes logísticos es una actividad de gestión financiera que separa y cuantifica los costes asociados a cada actividad: aprovisionamiento (costes de compra más costes de gestión de aprovisionamiento), transporte, almacenamiento, manipulación, etc. Este análisis permite identificar donde se incurren en mayores costes y dónde hay oportunidades de ahorro.
Caso práctico: Actividades en una empresa de artículos deportivos
Una empresa fabricante de botas de esquí ubicada en Jaca (Huesca) realiza las siguientes actividades logísticas de forma cíclica: En febrero-marzo, el equipo de demanda prevé necesidades para la próxima temporada de esquí (invierno siguiente). El equipo de compras negocia con proveedores italianos de componentes especializados (suelas, cierres, espumas). Se emiten órdenes de compra para julio-agosto. En julio llegan los primeros envíos, se reciben y almacenan. En agosto-septiembre, la producción fabrica botas utilizando estos componentes. Los productos terminados se almacenan en el centro de distribución de la empresa. A partir de octubre, con las primeras nevadas, comienza la demanda real. La empresa prepara pedidos para distribuir a tiendas especializadas en toda España. El transporte se realiza mediante camiones a centros de distribución regionales, desde donde las tiendas recogen. A partir de marzo, conforme termina la temporada, disminuyen los pedidos hasta alcanzar niveles bajos en junio, cuando el ciclo recomienza.
Ideas clave
- Las actividades logísticas incluyen aprovisionamiento (identificación de necesidad, búsqueda de proveedores, negociación, emisión de orden), recepción y almacenamiento, movimiento interno, distribución (picking, transporte, entrega) y actividades de apoyo.
- Cada actividad tiene costes asociados que deben considerarse en la planificación: costes de compra, negociación, transporte, almacenamiento, manipulación.
- Las actividades están interconectadas: decisiones en aprovisionamiento (tamaño de lote, proveedor elegido) impactan en almacenamiento y distribución.
- La tecnología (códigos de barras, RFID, ERP) facilita el control y coordinación de actividades, permitiendo visibilidad del inventario en tiempo real.
- El flujo de materiales sigue ciclos estacionales o de demanda que requieren anticipación: planificación de aprovisionamiento debe comenzar meses antes de necesitar la mercancía.