Método de gestión de stock programado

10.3 Método de gestión de stock programado

La gestión de stocks programado, también denominada sistema de revisión periódica fija, es uno de los dos grandes paradigmas para controlar inventarios. En este método, el responsable examina el nivel de stock en intervalos predeterminados (semanales, mensuales, etc.) y, si ha caído por debajo de un límite máximo, realiza un pedido para reabastecerse hasta ese máximo. El carácter "programado" refleja que los puntos de revisión son fijos en el calendario, no dependen de eventos de consumo como ocurre en el método de punto de reorden que estudiaremos posteriormente.

Este apartado desarrolla los principios del sistema de revisión periódica, su implementación operativa, sus ventajas y limitaciones, con especial énfasis en la aplicación a empresas españolas de distribución y manufactura que lo utilizan ampliamente en sectores como alimentación, farmacia y componentes industriales.

Principios de funcionamiento

El método programado opera bajo el siguiente ciclo: cada cierto período fijo (típicamente cada semana, cada dos semanas, o cada mes), el responsable de stocks verifica la cantidad actual en almacén. Compara esta cantidad con un nivel máximo predefinido. Si la cantidad actual es inferior al máximo, realiza un pedido cuya magnitud es la diferencia entre el máximo y el actual, más una cantidad adicional que compensa el tiempo hasta la próxima revisión. El pedido se coloca, se recibe tras el lead time del proveedor, y el ciclo se repite en la próxima fecha de revisión programada.

La lógica de este sistema es la de mantener stocks cercanos al nivel máximo mediante reabastecimiento periódico. Tiene cierto paralelismo con sistemas de vida real: una empresa que realiza revisión semanal de materias primas, una tienda que realiza pedidos cada dos semanas a su distribuidor. La simplicidad y la previsibilidad son atractivos para la coordinación con proveedores.

Parámetros críticos del sistema

El sistema de revisión periódica requiere fijar varios parámetros. El primero es el período de revisión (T), expresado en días o semanas. Un período corto proporciona mayor control pero requiere más labor administrativa; períodos largos reducen labor pero pueden permitir desajustes mayores. La elección depende de la importancia del producto, la variabilidad de demanda, y la disponibilidad de recursos para revisar.

El segundo parámetro es el nivel máximo objetivo (M o Qmax). Este nivel debe ser suficientemente alto para cubrir la demanda esperada durante el período de revisión más el lead time del proveedor, más un stock de seguridad que proteja contra variaciones impredecibles. La formulación matemática es: M = (Demanda media diaria) × (Período + Lead time) + Stock de seguridad. Este cálculo se desarrollará con mayor rigor en apartados posteriores.

El tercer parámetro es el punto de revisión en el tiempo: ¿el lunes de cada semana?, ¿el día 1 de cada mes?, ¿cada jueves? La elección debe alinearse con la agenda de la empresa y con los ciclos de proveedores.

Algunos sistemas incluyen un punto de reorden de emergencia: si entre revisiones periódicas el stock cae por debajo de un umbral crítico (rotura inminente), se puede realizar un pedido extraordinario fuera del ciclo de revisión.

Implementación operativa

En la práctica, el sistema requiere sistemas de información para registrar consumos, contar físicamente stock o verificar registros informatizados, y calcular automáticamente si es necesario reabastecimiento. Muchas empresas españolas implementan esto mediante ERP (Enterprise Resource Planning) como SAP, JD Edwards o Odoo. El sistema registra cada entrada de mercancía (compra de proveedor) y cada salida (venta, consumo interno), mantiene un saldo actualizado, y genera alertas o sugerencias de pedido cuando se alcanza la fecha de revisión.

Un ejemplo operativo: una farmacia realiza revisión de existencias cada viernes. Cuenta físicamente (o consulta el sistema) y compara contra máximos definidos. Para el paracetamol, el máximo es 500 unidades; el viernes verifica que tiene 320 unidades. Realiza un pedido de 180 unidades para restaurar a máximo. El distribuidor entrega el lunes (lead time de 3 días), llegando antes de la siguiente revisión el viernes siguiente. Si la demanda media es 60 unidades diarias, en 10 días (período de revisión más lead time) se consumirían 600 unidades en ausencia de stock de seguridad, pero el máximo de 500 + nuevo pedido cubre la demanda.

Ventajas del sistema programado

El sistema de revisión periódica tiene ventajas operativas significativas. La primera es la simplicidad administrativa: no requiere monitoreo continuo del nivel de stock; basta con revisar en fechas fijas. La segunda es la facilidad para coordinar con proveedores: muchos proveedores prefieren ciclos regulares de revisión y entrega porque permiten planificación de sus operaciones. La tercera es la posibilidad de consolidar pedidos de múltiples referencias con el mismo proveedor en un solo envío, reduciendo costes de transporte.

Es también adecuado para empresas con muchas referencias y demanda predecible, donde el coste de monitoreo continuo sería prohibitivo.

Limitaciones del sistema programado

El método programado tiene limitaciones cuando la demanda es muy variable o impredecible. Entre revisiones, el stock puede caer inesperadamente sin que se reaccione hasta la próxima revisión periódica, generando potencial rotura. Comparado con el método de punto de reorden (que dispara pedidos cuando se alcanza un nivel específico), el sistema programado es menos responsivo ante variaciones.

Otra limitación es que, si la revisión periódica es larga (mensual), y la demanda es muy variable, el máximo objetivo debe ser muy alto para protegerse contra volatilidad durante 4-5 semanas, generando costes de almacenamiento excesivos.

Ideas clave

• El método programado realiza revisión de stock en intervalos fijos de calendario, colocando pedidos si el nivel está bajo del máximo.
• El nivel máximo debe cubrir demanda durante período de revisión más lead time más stock de seguridad: M = (D × (T + L)) + SS.
• El sistema es administrativamente simple, facilita coordinación con proveedores y permite consolidación de pedidos.
• Es especialmente adecuado para productos con demanda predecible y empresas con muchas referencias.
• Es menos responsivo que el método de punto de reorden ante demanda variable e impredecible.
• La magnitud del período de revisión es un equilibrio entre control detallado (períodos cortos) y eficiencia administrativa (períodos largos).