Práctica Gestión de inventario Suárez SL
9.6 Práctica Gestión de inventario Suárez SL
En esta práctica realizaremos un ejercicio completo de gestión de inmovilizados para Suárez SL, la empresa comercial pequeña que utilizamos como referencia. El objetivo es dominar los procesos operativos reales: registrar nuevos inmovilizados, efectuar movimientos, calcular amortizaciones, realizar un inventario físico, y procesar bajas. Suárez SL, con su estructura simple, es perfecta para aprender estos procedimientos sin la complejidad adicional de múltiples ubicaciones o departamentos.
Este escenario simula un trimestre completo de operaciones. Comenzamos con datos iniciales, registramos cambios que ocurren durante el período, y finalizamos con un inventario físico que valida la información registrada. Este ejercicio práctico integra todos los conceptos de los apartados anteriores en un flujo de trabajo realista.
Datos iniciales de Suárez SL
Al inicio del trimestre, Suárez SL tiene el siguiente patrimonio de inmovilizados registrado en FLEX: mobiliario comprado hace 4 años por 8.000 euros (escritorios y archivadores), equipo informático comprado hace 2 años por 12.000 euros (3 computadoras de escritorio), vehículo comercial comprado hace 3 años por 22.000 euros, y herramientas de almacén variadas adquiridas hace 5 años por 2.500 euros. El sistema muestra automáticamente para cada bien su coste, amortización acumulada hasta el mes anterior, valor neto actual, y próxima cuota de amortización prevista.
El responsable de contabilidad, María García, debe verificar que todos estos datos están correctamente registrados en FLEX. Accede al módulo de inmovilizados y genera un reporte de patrimonio (resumen) que muestra: total de inmovilizados activos, suma de costes, suma de amortización acumulada, valor patrimonial neto total. Este reporte es el punto de partida que debe concordar con el balance de comprobación contable.
Alta de nuevos inmovilizados durante el trimestre
Durante el mes de enero, Suárez SL compra e instala una máquina de clasificación automática para el almacén por 28.000 euros. Esta máquina es fundamental para reducir trabajo manual. Se pone en funcionamiento el 15 de enero. María debe registrar este inmovilizado en FLEX como nuevo, introduciendo: código único "ALM-001", descripción "Máquina clasificadora automática marca XYZ modelo 2024", grupo "Equipo Almacén", tipo "Maquinaria especializada", ubicación "Almacén Suárez", responsable "Responsable Almacén", coste 28.000 euros, vida útil 8 años (tasa máxima fiscal para este tipo de equipo), método lineal, fecha de inicio amortización 15-enero.
FLEX calcula automáticamente: cuota mensual de amortización = 28.000 / 96 meses = 291,67 euros. Para enero, como funciona solo del día 15 al 31 (17 días de 31 totales), la cuota será proporcional: 291,67 x (17/31) = 159,55 euros. María verifica estos cálculos antes de confirmar el registro. Una vez confirmado, FLEX genera automáticamente el asiento contable de compra (débito cuenta 218 de equipo, crédito cuenta de proveedores o caja según forma de pago).
En febrero, se compra mobiliario adicional (escritorios y sillas nuevas) por 4.500 euros, entregado el 1 de febrero. Este se registra como nuevo inmovilizado código "MOB-005", vida útil 10 años. La cuota mensual será 4.500 / 120 = 37,50 euros. Como entra en funcionamiento el primer día, febrero incluye cuota completa.
Movimientos de inmovilizados
En febrero, el vehículo (código VEH-001) requiere reparación importante en caja de cambios estimada en 3 semanas. Debe registrarse como movimiento: el vehículo pasa a estado "En reparación". FLEX permite esto y en reportes posteriores mostrará el vehículo marcado como fuera de servicio. Aunque puede configurarse que inmovilizados en reparación no se amorticen en ese período, Suárez SL prefiere mantener la amortización regular, asumiendo que la reparación es mantenimiento ordinario.
A finales de febrero, el vehículo vuelve a "En uso" después de reparación. FLEX registra el movimiento y muestra el bien nuevamente disponible. Aunque podría haber registrado el coste de reparación como gasto (reparaciones ordinarias), si hubiera sido una reparación que extiende vida útil (por ejemplo, cambio de motor), María podría haber capitalizado el coste aumentando el valor neto del inmovilizado.
En marzo, se reorganiza el espacio de oficina. Una impresora que estaba en recepción se traslada a administración. Aunque sigue siendo del mismo departamento (Suárez SL es pequeña), el movimiento se registra en FLEX por registro de auditoría. El sistema mantiene un histórico de ubicaciones y cambios de responsable de cada bien.
Cálculo de amortizaciones del trimestre
Al finalizar enero, María ejecuta el cálculo de amortizaciones mensuales en FLEX. El sistema procesa todos los inmovilizados activos, genera un reporte mostrando: inmovilizado, coste, vida útil, cuota mensual calculada, total de todas las cuotas. Los inmovilizados existentes generan sus cuotas normales; el equipo nuevo ALM-001 genera su cuota proporcional. El total del mes es aproximadamente 1.150 euros de amortización (suma de todos los bienes).
FLEX genera automáticamente los asientos contables de amortización. Estos asientos tienen el formato estándar: débito a "Gastos de amortización de inmovilizado material" (cuenta 680), crédito a "Amortización acumulada de equipo" (cuenta 280 para el ALM-001, 282 para equipo informático, etc.). Los asientos se registran automáticamente en el libro diario contable.
En febrero, la amortización es mayor (se añade mobiliario MOB-005 con cuota completa desde el 1º). El total ronda 1.190 euros. En marzo es similar a febrero. María verifica cada reporte antes de confirmar, asegurando que el número de inmovilizados procesados es correcto y que no hay alarmas de bien sin vida útil restante (que indicaría error en los datos).
Inventario físico trimestral
A finales de marzo, María realiza inventario físico de los inmovilizados. Genera en FLEX un listado impreso mostrando todos los bienes: código, descripción, ubicación, responsable, estado esperado. Ella recorre la oficina/almacén con este listado, verificando físicamente la presencia de cada bien, su condición, y su ubicación registrada. Encontrando discrepancias, registra:
- La máquina ALM-001 está en ubicación correcta y buen estado
- El vehículo VEH-001 tiene daño en un espejo (se anota para reparación futura pero no afecta amortización)
- Una computadora de escritorio (código INF-002, 4 años en servicio) muestra signos de obsolescencia y funciona lentamente
Para el caso de INF-002, María documenta que esta máquina debería reemplazarse antes de los 4 años inicialmente previstos (2 años más de vida útil restante). En FLEX, ajusta la configuración de amortización de este equipo: en lugar de 2 años más, especifica 1 año más. El sistema recalcularán automáticamente la cuota mensual para los próximos 12 meses, aumentando la depreciación.
Baja de inmovilizados
En marzo, el vehículo VEH-001 (comprado hace 3 años por 22.000 euros, 5 años de vida útil) es vendido a una empresa de subastas por 8.000 euros. María registra en FLEX la baja del inmovilizado. El sistema genera automáticamente: débito a "Pérdida en venta de inmovilizados" por la diferencia entre valor neto y precio de venta (si es negativo, se registra como pérdida; si es positivo, como ganancia), débito a caja por 8.000 euros, crédito a cuenta de inmovilizados por coste histórico, crédito a amortización acumulada por el total acumulado hasta la fecha.
El vehículo había acumulado amortización de 3 años x (22.000 / 60 meses) = 13.200 euros. Su valor neto era 8.800 euros. Se vendió por 8.000 euros, generando una pérdida de 800 euros (diferencia entre valor neto 8.800 y precio de venta 8.000). Esta pérdida se registra en resultados del período.
Cierre de trimestre
Al finalizar marzo, María genera un reporte final de patrimonio. Suárez SL tiene ahora: mobiliario (original + compra nueva), equipo informático (ajustado con menor vida útil para INF-002), máquina clasificadora nueva, herramientas (sin cambios), y sin vehículo (fue vendido). El total de amortización del trimestre fue aproximadamente 3.550 euros (suma de los tres meses). El patrimonio neto reportado en balance ha disminuido por las amortizaciones acumuladas y por la venta del vehículo con pérdida.
Ideas clave
- El registro de nuevos inmovilizados requiere especificar todos los datos: código, descripción, vida útil, fecha de funcionamiento
- FLEX calcula automáticamente amortizaciones proporcionales para bienes que entran o salen durante el período
- Los movimientos de inmovilizados (traslados, cambios de responsable) se registran sin impacto contable pero con trazabilidad
- Ajustes de vida útil (por obsolescencia detectada) requieren justificación y afectan amortizaciones futuras
- Inventarios físicos periódicos validan que bienes registrados realmente existen y están en estado esperado
- Bajas de inmovilizados generan asientos que reconocen pérdida/ganancia al momento de retiro del patrimonio