Añadir convenio
23.2 Añadir convenio
Complementando el proceso de importación automática de convenios colectivos, FLEX 2017 ofrece también la capacidad de crear y configurar convenios de forma manual. Esta funcionalidad es imprescindible en escenarios donde la empresa necesita personalizar el convenio sectorial aplicable, crear un nuevo convenio de empresa resultado de negociación con los representantes de los trabajadores, o cuando los datos disponibles en el repositorio oficial no se ajustan exactamente a la realidad de la empresa. El proceso de añadir un convenio manualmente permite un control granular sobre cada aspecto de la configuración laboral, desde la estructura de categorías profesionales hasta los sistemas de retribución más complejos.
Casos de uso para crear convenios nuevos
Existen múltiples situaciones en la práctica empresarial que requieren crear un convenio nuevo en FLEX 2017. En primer lugar, los convenios de empresa son acuerdos específicos de una organización que mejorar las condiciones del convenio colectivo sectorial. Por ejemplo, una empresa podría negociar con sus trabajadores una estructura de complementos por antigüedad más favorable, o un sistema de bonus vinculado al desempeño, elementos que no figuran en el convenio sectorial estándar. En segundo lugar, las empresas que operan en sectores emergentes o muy especializados frecuentemente carecen de convenio colectivo oficial, siendo necesario crear internamente una estructura de condiciones laborales.
En tercer lugar, cuando se produce una fusión o adquisición empresarial, puede ser necesario mantener temporalmente convenios diferentes para los trabajadores de las entidades que se integran, hasta que se produce una armonización. En cuarto lugar, las empresas con centros de trabajo en distintas provincias pueden necesitar adaptaciones del convenio básico para cumplir con normativas locales específicas. Finalmente, en escenarios de reestructuración o implementación de nuevas líneas de negocio, es habitual crear estructuras de convenio nuevas que reflejen las particularidades de esos ámbitos.
Acceso a la función y estructura base
La opción para añadir un convenio nuevo se localiza en Configuración > Convenios > Añadir Convenio o Recursos Humanos > Convenios > Nuevo. Al ejecutar esta función, FLEX 2017 presenta un formulario con la estructura básica de creación de convenio. El primer paso es proporcionar información identificativa: nombre del convenio, código único (frecuentemente se usa un código alfanumérico que lo distingue en el sistema), ámbito de aplicación (si es de empresa, sectorial, multiempresa), período de vigencia (fecha de inicio y fecha de fin si la hubiera), y descripción general de su contenido.
FLEX 2017 permite elegir si se desea crear un convenio completamente de cero o basarse en un convenio existente como plantilla. La opción de basarse en un convenio anterior es particularmente útil porque automáticamente copia la estructura de categorías, salarios, complementos y códigos de concepto del convenio base, permitiendo luego realizar ajustes específicos. Esta aproximación ahorra tiempo considerable en el caso de actualizaciones anuales donde solo cambian los importes salariales.
Configuración de categorías profesionales
El elemento central de cualquier convenio es su estructura de categorías profesionales. Una categoría profesional es una clasificación de empleados basada en su formación, responsabilidades, y nivel jerárquico. FLEX 2017 requiere que cada categoría tenga: un código único (por ejemplo, "INGPROY" para ingeniero de proyectos), una denominación clara, un nivel salarial base o grupo de cotización a Seguridad Social, y referencias cruzadas con puestos de trabajo específicos.
El sistema permite definir una jerarquía de categorías, por ejemplo: categoría nivel 1 (directivos), nivel 2 (técnicos superiores), nivel 3 (técnicos medios), nivel 4 (administrativos), nivel 5 (operarios). Para cada categoría, se especifica el salario base mensual o anual, los complementos aplicables, las prestaciones específicas (por ejemplo, coche de empresa, cobertura de formación, etc.), y cualquier limitación horaria o de jornada especial. La estructura debe reflejar fielmente cómo la empresa realmente organiza su personal, facilitando posteriormente la asignación correcta de trabajadores.
Definición de complementos y conceptos salariales
Además del salario base, los convenios incluyen una variedad de complementos que forman parte de la retribución: complemento de antigüedad (incremento anual por años de servicio), complemento de puesto (diferencia salarial según responsabilidades), complemento de turnicidad (para trabajos en turno), complemento de dedicación exclusiva, complemento de disponibilidad, y muchos otros. En FLEX 2017, cada complemento debe darse de alta dentro del convenio indicando: su código de concepto en nómina, su cuantía (cantidad fija) o su fórmula (porcentaje del base, por ejemplo), su carácter (fijo o variable), su periodicidad, y qué categorías de empleados lo reciben.
Un aspecto crítico en esta configuración es la correcta vinculación con los conceptos de nómina del sistema. FLEX 2017 mantiene un catálogo de conceptos (salario base, complementos, retenciones IRPF, cuotas SS, etc.) y el convenio debe referenciar estos conceptos en su definición. Los complementos han de configurarse con la debida consideración de su impacto fiscal: algunos complementos son deducibles en IRPF (como aportaciones a planes de pensiones), otros son cotizables a Seguridad Social (como complementos de puesto), generando requisitos de configuración distintos en el sistema.
Establecimientos de derechos y beneficios
Todo convenio debe especificar los derechos laborales colectivos: período mínimo de vacaciones anuales (en España, como mínimo 30 días naturales según el Estatuto de los Trabajadores), permisos retribuidos (luto familiar, matrimonio, nacimiento, cuidado de familiar, etc.), reducción de jornada por guarda de menores o cuidado de ascendientes, excedencias, excedencias por maternidad o paternidad, y otras prestaciones negociadas. FLEX 2017 permite definir estos derechos en el convenio, lo que luego facilita su aplicación automática en el proceso de nómina.
Por ejemplo, si el convenio establece derecho a 2 días libres para luto familiar directo, esta regla puede programarse en el sistema para que aparezca como opción disponible en las incidencias. Asimismo, los períodos permitidos para disfrute de vacaciones, sus limitaciones (número máximo disfrutable simultáneamente, períodos no disfrutables), y su acumulación a ejercicio siguiente pueden codificarse en FLEX 2017.
Validación y almacenamiento del convenio
Una vez completada la configuración del convenio, FLEX 2017 realiza una serie de validaciones automáticas antes de permitir su almacenamiento: verifica que todas las categorías profesionales estén correctamente definidas, que los complementos referencien códigos de concepto existentes en el sistema, que no existan duplicidades en códigos, y que la estructura sea consistente internamente. Si se detectan errores, el sistema los señala indicando qué campos requieren corrección.
Una vez validado correctamente, el convenio se almacena y queda disponible para su asignación a trabajadores, centros de trabajo, o áreas funcionales. El sistema registra la fecha y usuario que creó el convenio, permitiendo auditoría posterior. Un convenio puede activarse inmediatamente o programarse para activarse en una fecha futura (por ejemplo, un nuevo convenio de empresa negociado que entrará en vigor el próximo ejercicio fiscal).
Ideas clave
- La creación manual de convenios en FLEX 2017 permite adaptar la configuración laboral a las especificidades de cada empresa, más allá de lo que ofrecen los convenios sectoriales estándar.
- Los convenios de empresa y las personalizaciones locales son herramientas competitivas legales que las empresas pueden utilizar para mejorar condiciones laborales y motivar retención de talento.
- La estructura de categorías profesionales debe reflejar la organización real de la empresa, facilitando posteriormente la correcta asignación de trabajadores y cálculo de nóminas.
- Complementos y derechos laborales deben ser cuidadosamente configurados considerando su impacto fiscal y de cotización a Seguridad Social.
- La validación automática del convenio antes de su almacenamiento previene errores de configuración que podrían afectar posteriormente al cálculo de nóminas.
- El registro de auditoría de creación y modificaciones de convenios proporciona trazabilidad importante para inspecciones laborales y revisiones internas.