Práctica Añadir conceptos tipo Suárez SL

10.31 Práctica Añadir conceptos tipo Suárez SL

Los conceptos tipo son plantillas predefinidas que agilizan y estandarizan la registración de operaciones contables recurrentes en FLEX. En la empresa Suárez SL, como en cualquier negocio, hay operaciones que se repiten periódicamente con características similares: gastos de teléfono, servicios de agua y electricidad, pagos de nómina, alquileres mensuales, o cuotas de seguros. En lugar de crear un nuevo asiento desde cero cada vez que se presenta una de estas operaciones, los conceptos tipo permiten guardar la estructura de movimientos para reutilizarla múltiples veces. Este enfoque no solo reduce tiempo y errores, sino que garantiza que todas las operaciones similares sigan exactamente el mismo patrón contable.

El objetivo de esta práctica es que aprendas a crear conceptos tipo adaptados a las necesidades específicas de la empresa Suárez SL, utilizando FLEX 2017 como herramienta integral de gestión contable. Al dominar esta funcionalidad, podrás diseñar un sistema de conceptos que refleje perfectamente la realidad operativa de la empresa, facilitando el trabajo diario de los usuarios y la consistencia de los registros.

Acceso a la funcionalidad de conceptos tipo

En FLEX, los conceptos tipo se configuran desde el módulo de utilidades. Debes navegar al menú principal y seleccionar la opción destinada a la gestión de tipos y plantillas. En la versión 2017, esta funcionalidad está integrada en la sección de configuración de parámetros de la empresa. Antes de empezar, asegúrate de estar conectado con un usuario que tenga permisos de administrador, ya que la creación de conceptos tipo afecta a todo el sistema contable de la empresa.

Para Suárez SL, suponemos que ya existe una estructura contable básica con cuentas definidas y, si procede, tipos de IVA configurados. Si no es así, deberás completar primero los apartados correspondientes a la configuración inicial (tipos de IVA, cuentas de mayor, etc.) antes de proceder con los conceptos tipo.

Definición de los conceptos tipo necesarios para Suárez SL

Analicemos cuáles serían los conceptos tipo más útiles para Suárez SL. Suponiendo que se trata de una empresa mercantil con actividad de comercio o servicios, los conceptos tipo típicos incluirían:

• Pago de nómina mensual: Estructura fija que se repite cada mes con los mismos apuntes al debe de cuentas de gasto de personal y al haber de cuentas de acreedores o tesorería.
• Compra de mercancías a proveedores habituales: Incluye la cuenta de compras, la cuenta de IVA soportado y la de proveedores.
• Venta de mercancías: Incluye cuentas de ingresos, IVA repercutido y clientes.
• Gastos recurrentes (teléfono, electricidad, agua): Gastos operativos que varían en importe pero mantienen la misma estructura de cuentas.
• Pago a Hacienda de obligaciones tributarias: Modelo 303, retenciones, etc.

Creación práctica del concepto tipo de nómina

Comencemos creando el concepto tipo de nómina mensual para Suárez SL. En la pantalla de gestión de conceptos tipo, introduces un código y descripción significativos: por ejemplo, código NÓMINA y descripción "Nómina mensual empresa". Aquí es crucial elegir nombres que sean claros para todos los usuarios que usarán la plantilla.

A continuación, defines los apuntes que formará este concepto. En una nómina típica, necesitarás:

Apunte 1: Debe de la cuenta 6400 (Sueldos y salarios) con el importe mensual bruto (imaginemos 15.000 euros)

Apunte 2: Haber de la cuenta 4710 (Acreedores por remuneraciones pendientes) con el mismo importe

Apunte 3: Debe de la cuenta 6310 (Seguridad Social a cargo de la empresa) con el porcentaje correspondiente (aproximadamente el 30% del bruto)

Apunte 4: Haber de la cuenta 4751 (Acreedores por Seguridad Social) con el mismo importe

Observa que al crear los apuntes, puedes marcar ciertos campos como "modificables" para que, cada vez que se utilice el concepto, el usuario pueda ajustar importes sin necesidad de alterar la estructura fundamental. El importe total debe cuadrar: la suma de débitos ha de igualar la suma de créditos.

Concepto tipo de compra a proveedor

Para el concepto tipo de compra de mercancías, usaremos un enfoque similar. El código podría ser COMPRA_STD y la descripción "Compra mercancías con IVA". Aquí necesitaremos:

Apunte 1: Debe de cuenta 6000 (Compras de mercancías) con importe base (por ejemplo, 1.000 euros)

Apunte 2: Debe de cuenta 2710 (IVA soportado) con el 21% del base (210 euros)

Apunte 3: Haber de cuenta 4000 (Proveedores) con el total (1.210 euros)

En este caso, la mayoría de campos deberán ser modificables, pues el importe de cada compra varía. Sin embargo, la estructura de cuentas y el porcentaje de IVA permanecen constantes.

Validación y almacenamiento

Después de introducir todos los apuntes, FLEX comprobará automáticamente que el concepto tipo esté cuadrado (activo = pasivo). Si hay un desajuste, recibirás un mensaje de error indicando la diferencia. Corrígela antes de guardar. Una vez validado, pulsa el botón de guardar o aceptar. El concepto tipo quedará almacenado en la base de datos de la empresa y estará disponible para su uso inmediato en nuevos asientos.

Verificación e uso posterior

Para verificar que el concepto tipo se ha guardado correctamente, regresa a la lista de conceptos tipo. Aquí deberías ver tu nuevo concepto junto con la descripción, el código y, si deseas, un resumen de su estructura. Algunos sistemas permiten editar conceptos tipo posteriormente si surge la necesidad de ajustar su estructura.

Cada vez que un usuario de Suárez SL necesite registrar una operación de estas características, en lugar de crear el asiento línea por línea, podrá seleccionar el concepto tipo correspondiente, introducir los datos específicos (fecha, importes si son modificables), y FLEX generará automáticamente todos los apuntes correctos.

Ideas clave

• Los conceptos tipo son plantillas contables reutilizables que reducen trabajo manual y errores en operaciones recurrentes.
• Se configuran con un código identificador y una descripción clara, especificando todos los apuntes que incluyen.
• Los campos marcados como modificables permiten ajustar importes sin alterar la estructura fundamental del concepto.
• Antes de guardar, FLEX verifica automáticamente que el concepto esté cuadrado (activo = pasivo).
• Una vez almacenados, los conceptos tipo están disponibles para cualquier usuario autorizado cada vez que crea un nuevo asiento.
• Los conceptos tipo deben diseñarse reflejando fielmente las operaciones más comunes de la empresa, multiplicando su utilidad.