Conceptos tipo y vencimientos tipo

10.17 Conceptos tipo y vencimientos tipo

En la gestión contable y de tesorería de cualquier empresa, existen operaciones repetitivas que se realizan periódicamente con características similares: transferencias bancarias regularmente programadas, pagos de nóminas mensuales, cuotas de seguros anuales, o pagos de servicios como suministros eléctricos. FLEX 2017 proporciona mecanismos para optimizar la introducción de estas operaciones repetitivas mediante los conceptos tipo y vencimientos tipo, que actúan como plantillas predefinidas. Este apartado examina en detalle cómo utilizar estas herramientas para aumentar la eficiencia operativa, reducir errores de entrada de datos y asegurar la consistencia en el registro de operaciones rutinarias.

Concepto y funcionalidad de los conceptos tipo

Un concepto tipo en FLEX 2017 es una plantilla de apunte contable que guarda la estructura de un movimiento recurrente incluyendo cuentas contables, importes, descripciones, referencias y atributos complementarios. En lugar de crear manualmente cada vez un asiento contable para la nómina de empleados especificando todas las cuentas de débito (salarios, retenciones, aportes) y crédito (banco, hacienda), se define un concepto tipo Nómina que contiene todos estos elementos preconfigurados.

Cuando es necesario registrar una nómina, en lugar de introducir laboriosamente cada línea contable, el usuario selecciona el concepto tipo Nómina y FLEX 2017 carga automáticamente todas las líneas, permitiendo únicamente modificar importes variables o referencias específicas del período. Esto reduce el tiempo de entrada de datos, minimiza errores de omisión (olvidar registrar una cuenta de contrapartida) y garantiza que la estructura contable sea consistente mes tras mes.

Estructura interna de un concepto tipo

Cada concepto tipo en FLEX 2017 contiene múltiples líneas de detalle, cada una representando una línea contable dentro del apunte. Por ejemplo, un concepto tipo para el pago de servicios de telefonía contiene una línea de débito a la cuenta 628 (Servicios de telecomunicaciones), una línea de débito a la cuenta 472 (Hacienda Pública, IVA soportado) y una línea de crédito a la cuenta 572 (Bancos, cuenta corriente). Cada línea incluye el código de cuenta contable, tipo de movimiento (débito o crédito), descripción, y opcionalmente referencias a proyectos, departamentos o centros de coste.

Los importes en un concepto tipo pueden ser fijos (siempre el mismo valor) o variables. En este último caso, aparece un campo editable en la pantalla de utilización del concepto, permitiendo que el usuario introduzca el importe concreto de esa ocasión. FLEX 2017 calcula automáticamente los importes de las líneas dependientes: si el usuario introduce 100 euros de servicio de telefonía, el sistema calcula automáticamente el IVA al 21% (21 euros) e introduce el total en la línea de crédito a bancos.

Vencimientos tipo: automatización de promesas de pago

Un vencimiento tipo es una plantilla que define estructuras de pago recurrentes con características predeterminadas. Una factura de proveedor típicamente no se paga de una vez, sino que se negocia un plan de pagos con vencimientos específicos: pago del 50% a 30 días desde la factura, y 50% restante a 60 días. Crear un vencimiento tipo evita tener que especificar esta estructura cada vez que se registra una nueva factura del proveedor.

Un vencimiento tipo especifica el número de tramos de pago, el porcentaje o importe de cada tramo, los días desde la fecha de factura para cada vencimiento, y los conceptos contables a utilizar para registrar las líneas de cobro pendiente o pago pendiente. Cuando se introduce una nueva factura de un proveedor que tiene un vencimiento tipo asociado, FLEX 2017 genera automáticamente todos los movimientos de vencimiento con las fechas y conceptos correctos, sin requerir intervención manual.

Creación y configuración de conceptos tipo en FLEX 2017

Para crear un concepto tipo, se accede mediante Configuración > Contabilidad > Conceptos Tipo. Aparece un formulario de creación donde se introduce un código único para el concepto (por ejemplo, NOM-2024 para nómina de 2024), una descripción clara, y luego se añaden líneas contables mediante botones de inserción. Cada línea requiere seleccionar una cuenta contable del plan de cuentas, indicar si es débito o crédito, introducir la descripción, e indicar si el importe es fijo o variable.

Una vez creadas todas las líneas, se guarda el concepto tipo y queda disponible para su utilización en la creación de apuntes. El sistema valida que la suma de débitos coincida con la suma de créditos, garantizando que el concepto está equilibrado contablemente antes de permitir su almacenamiento.

Creación y aplicación de vencimientos tipo

Los vencimientos tipo se crean en Configuración > Tesorería > Vencimientos Tipo. Se especifica un código identificativo, la descripción, y se configura una tabla de tramos de pago. Para cada tramo se introduce el porcentaje del total a pagar (o importe fijo si es más apropiado), el número de días desde la fecha base para el vencimiento, y opcionalmente la forma de pago aplicable a ese tramo (transferencia, cheque, efectivo).

Una vez creado el vencimiento tipo, se asocia a clientes o proveedores específicos en sus fichas maestras. Cuando se registra una factura de un cliente con un vencimiento tipo asociado, FLEX 2017 propone automáticamente los tramos de pago al usuario, quien puede aceptarlos o modificarlos para esa factura específica. Esto es particularmente valioso en empresas con múltiples clientes, cada uno con condiciones de pago negociadas particularmente.

Ventajas operativas y ejemplo práctico

En una empresa mediana con nómina de 50 empleados, registrar manualmente la nómina requeriría introducir 150 líneas contables mensuales (retenciones de IRPF, aportes de Seguridad Social, variaciones de jornada, ausencias). Usando un concepto tipo Nómina-Base que incluye todas las líneas estructurales, se reduce el trabajo a introducir únicamente variables mensuales (retenciones, horas extra). El tiempo se reduce de 2 horas a 20 minutos, y se elimina prácticamente el riesgo de olvidar alguna línea contable.

De forma similar, una empresa que factura a 200 clientes con cuatro tipos diferentes de condiciones de pago (contado, 30 días, 60 días, o plan fraccionado 50-50 a 30/60 días) puede preconfigurar cuatro vencimientos tipo y asignarlos a cada cliente. Cuando se genera una factura, los vencimientos se crean automáticamente, ahorrando trabajo administrativo diario y asegurando precisión en las fechas de vencimiento.

Ideas clave

• Los conceptos tipo son plantillas de apuntes contables que agilizan la entrada de operaciones repetitivas garantizando consistencia estructural
• Cada concepto tipo contiene múltiples líneas contables con importes fijos o variables, validando automáticamente que débitos y créditos están equilibrados
• Los vencimientos tipo definen estructuras de pago recurrentes, especificando tramos, porcentajes, días de vencimiento y formas de pago
• La asociación de vencimientos tipo a clientes y proveedores automatiza la generación de promesas de pago al registrar facturas
• El uso de estos mecanismos reduce significativamente el tiempo de introducción de datos y el riesgo de errores operativos
• Los conceptos y vencimientos tipo son especialmente valiosos en empresas con operaciones repetitivas o múltiples estructuras de pago estandarizadas