Utilización de asientos predefinidos
4.3 Utilización de asientos predefinidos
Una vez que hemos creado y almacenado asientos predefinidos en el sistema FLEX 2017, el siguiente paso fundamental es aprender a utilizarlos de forma eficiente en nuestras operaciones contables diarias. La utilización de asientos predefinidos es el objetivo principal por el que creamos estas plantillas: ahorrar tiempo, reducir errores de introducción de datos y mantener la consistencia contable en operaciones que se repiten regularmente dentro de la empresa.
En el contexto de una aplicación informática de gestión como FLEX 2017, los asientos predefinidos son herramientas que transforman la entrada de datos en un proceso ágil y seguro. Un asiento contable predefinido almacena no solo las cuentas deudoras y acreedoras, sino también las pautas de introducción de datos específicos, permitiendo al usuario contable aplicar la plantilla a diferentes operaciones sin necesidad de recordar la estructura correcta de cada movimiento.
Acceso a los asientos predefinidos
En FLEX 2017, el acceso a los asientos predefinidos se realiza a través del menú principal de contabilidad. Dentro de la sección de asientos contables, encontramos una opción específica denominada generalmente como "Asientos predefinidos" o "Plantillas de asientos". Esta opción abre una ventana que muestra el listado completo de todos los asientos predefinidos creados en el sistema.
El listado presenta cada asiento predefinido con información identificativa clara: el nombre o descripción del asiento, el código asignado (si existe), la fecha de creación y la última fecha de modificación. Esta información ayuda al usuario a identificar rápidamente qué asiento necesita utilizar para cada tipo de operación contable que requiera realizar.
La interfaz de FLEX 2017 incluye opciones de búsqueda y filtrado que permiten localizar asientos predefinidos incluso en sistemas contables con un elevado volumen de plantillas. Es posible ordenar el listado por nombre, código o fecha, facilitando así la localización del asiento que necesitamos en cada momento.
Proceso de aplicación de un asiento predefinido
El proceso de utilización de un asiento predefinido comienza con la selección del asiento deseado desde el listado. Una vez seleccionado, FLEX 2017 abre un formulario que contiene la estructura base del asiento predefinido, pero con campos vacíos o preparados para que el usuario introduzca datos específicos de la operación actual que está realizando.
Este formulario híbrido es particularmente eficiente: mantiene la estructura contable correcta (las cuentas, la naturaleza de los movimientos, los conceptos) pero permite la personalización de los importes, referencias de documentos, descripciones adicionales y otras variables que cambian en cada aplicación del asiento. El usuario simplemente completa los datos variables mientras que la estructura fundamental permanece protegida contra errores.
En la mayoría de casos, basta con introducir el importe del asiento, el número de documento de referencia (factura, recibo, etc.), la fecha operación si es diferente de la del asiento contable, y cualquier observación específica. FLEX 2017 valida automáticamente que los datos introducidos sean coherentes con la plantilla definida, alertando al usuario si detecta inconsistencias o campos obligatorios sin completar.
Validación y confirmación del asiento
Una vez completados todos los campos requeridos en el asiento derivado de la plantilla predefinida, FLEX 2017 realiza validaciones automáticas. El sistema comprueba que el asiento está cuadrado (el total de débitos iguala el total de créditos), que las cuentas utilizadas existen en el catálogo de cuentas, que los importes son numéricos válidos, y que se respeten las restricciones específicas establecidas en la plantilla original.
Si todas las validaciones son satisfactorias, el usuario puede proceder a la confirmación y grabación del asiento en el sistema. FLEX 2017 genera automáticamente el número de asiento correlativo, asigna la fecha de contabilización y almacena el registro en la base de datos contable. El sistema mantiene un registro de auditoría que indica que el asiento fue creado a partir de una plantilla predefinida, lo que facilita futuras inspecciones contables o revisiones internas.
Modificación de predefinidos en el momento de uso
Una característica importante de FLEX 2017 es la flexibilidad que ofrece en la utilización de asientos predefinidos. En ciertos casos, el usuario puede necesitar realizar pequeñas modificaciones a la plantilla en el momento de su aplicación, sin alterar la plantilla original almacenada. FLEX 2017 permite tales cambios puntuales, aunque generalmente estos cambios son limitados para mantener la integridad de la contabilidad.
Las modificaciones más comunes incluyen el ajuste de importes en líneas específicas del asiento, la adición de información descriptiva o referencias documentales, o la modificación de campos opcionales. Sin embargo, FLEX 2017 protege los elementos críticos de la plantilla (las cuentas involucradas, la naturaleza del movimiento) para evitar que cambios accidentales comprometan la validez contable de la operación.
Caso práctico: aplicación de un predefinido en una operación típica
Imaginemos que en Suárez SL existe un asiento predefinido creado para el pago de suministros (agua, electricidad, telefonía). La plantilla especifica que se debe cargar la cuenta de suministros (628000) y abonar la cuenta de bancos (572000). Mensualmente, Suárez SL realiza varios pagos de suministros con importes diferentes.
Al utilizar el predefinido, el contable simplemente selecciona "Pago de suministros", introduce el importe del pago mensual, el número de referencia bancaria, la fecha de la operación, y el nombre o descripción del suministro específico (p. ej., "Factura de electricidad octubre"). FLEX 2017 aplica automáticamente las cuentas correctas, el usuario no necesita recordar que la cuenta de suministros es 628000 ni que corresponde a la cuenta 572000 de bancos. El asiento se valida, se confirma y se registra en segundos, con mínimo riesgo de error manual.
Ideas clave
- Los asientos predefinidos se utilizan desde el menú de contabilidad de FLEX 2017 a través de la opción específica de "Asientos predefinidos"
- El proceso de utilización mantiene la estructura de la plantilla mientras permite la introducción de datos variables específicos de cada operación
- FLEX 2017 valida automáticamente la consistencia del asiento antes de su grabación en la base de datos contable
- La utilización de predefinidos reduce significativamente los errores de introducción de datos y acelera el proceso contable diario
- Es posible realizar pequeñas modificaciones puntuales en asientos predefinidos durante su aplicación, aunque los elementos críticos están protegidos
- El sistema genera un registro de auditoría que identifica los asientos creados a partir de plantillas predefinidas