Tablas Auxiliares

13.3 Tablas Auxiliares

Las tablas auxiliares en FLEX constituyen un conjunto de parámetros de referencia que permiten clasificar, categorizar y organizar la información comercial y operativa de la empresa. Estas tablas no contienen datos de transacciones reales, sino que actúan como listas de opciones disponibles que se utilizan cuando se registran documentos, clientes, artículos y otras entidades del sistema. Su correcta configuración es fundamental para que el sistema funcione de manera coherente y que los reportes y análisis posteriores puedan agrupar y filtrar información de forma significativa.

En el contexto del "Proceso básico I - Datos generales", las tablas auxiliares constituyen la infraestructura clasificatoria sobre la que se fundamentan las decisiones de negocio. Sin una definición clara de estas tablas, sería imposible organizar los datos según criterios comerciales relevantes, y la información se volvería caótica e inutilizable para análisis estratégicos.

Tipos de tablas auxiliares disponibles

FLEX ofrece múltiples tipos de tablas auxiliares. Entre las más utilizadas encontramos: tipos de documento (factura, albarán, pedido, presupuesto), tipos de cliente (mayorista, minorista, particular), formas de pago (efectivo, transferencia bancaria, cheque, domiciliación), condiciones de pago (contado, 30 días, 60 días), y unidades de medida (kilogramo, metro, unidad, litro).

Adicionalmente, FLEX permite crear tablas auxiliares personalizadas según las necesidades específicas de cada negocio. Por ejemplo, una empresa de distribución podría crear una tabla de "Zonas geográficas de reparto" o una "Clasificación de clientes por canal de venta". Esta flexibilidad hace que FLEX se adapte a estructuras organizacionales muy diversas sin requerir programación adicional.

Acceso y creación de tablas auxiliares

Para acceder a las tablas auxiliares, el usuario navega a: Utilidades > Mantenimiento de Tablas > Tablas Auxiliares. El sistema muestra un listado categorizado de todas las tablas disponibles en la empresa. Cada tabla tiene su propia interfaz de mantenimiento donde se pueden añadir, modificar o eliminar registros.

Para crear un nuevo registro en una tabla auxiliar, se presiona el botón "Nuevo" en la tabla específica. El sistema abre un formulario que solicita los campos mínimos obligatorios: typically un código (identificador único), una descripción (nombre comprensible para el usuario), y posiblemente campos adicionales como orden de presentación, estado (activo/inactivo), o parámetros técnicos específicos de esa tabla.

El código debe ser único dentro de la tabla. FLEX utiliza este código internamente para referencias; por eso es importante elegir códigos mnemotécnicos que faciliten la identificación. Por ejemplo, en una tabla de "Formas de pago", un código podría ser "EF" para efectivo, "TR" para transferencia, o "CH" para cheque.

Ejemplos de configuración práctica

Consideremos la tabla "Tipos de Cliente". Una empresa típica podría definir los siguientes registros: código "MAY" (mayorista), descripción "Cliente mayorista - compras > 1000 EUR"; código "MIN" (minorista), descripción "Cliente minorista - compras < 1000 EUR"; código "INT" (interno), descripción "Uso interno - pruebas y demostraciones".

Para la tabla "Formas de Pago", una distribuidora podría crear: código "EFE", descripción "Pago en efectivo - inmediato"; código "TRB", descripción "Transferencia bancaria - máximo 48h"; código "CHE", descripción "Cheque - cobro en 30 días"; código "DOM", descripción "Domiciliación bancaria - pago automático el día 10".

En la tabla "Condiciones de Pago", la configuración típica incluye: código "CON", descripción "Pago contado - sin descuento"; código "30D", descripción "Pago a 30 días"; código "60D", descripción "Pago a 60 días"; código "90D", descripción "Pago a 90 días con descuento 2%".

Relación con otras entidades del sistema

Las tablas auxiliares están vinculadas a múltiples entidades del sistema. Cuando se registra un cliente, se asigna un "Tipo de Cliente" de la tabla correspondiente. Esta asignación permite después filtrar clientes por tipo para análisis de venta por segmento o aplicar automáticamente políticas comerciales diferenciadas (descuentos, formas de pago permitidas, límites de crédito).

Igualmente, cuando se crea un documento comercial (factura, albarán), FLEX solicita seleccionar la "Forma de Pago" de la tabla configurada. Esta selección influye posteriormente en la contabilización del documento y en la gestión de cobros.

Las unidades de medida definidas en tablas auxiliares se utilizan cuando se dan de alta artículos. Un artículo como "Aceite virgen extra" podría tener como unidad de medida "Litro", mientras que "Camisetas estampadas" tendría "Unidad".

Activación y desactivación de registros

FLEX permite marcar registros en tablas auxiliares como "activos" o "inactivos". Los registros inactivos no aparecen en los desplegables cuando se está registrando un documento o cliente, pero permanecen en el sistema para consulta histórica. Esto es útil cuando una forma de pago o tipo de cliente deja de utilizarse, pero existen transacciones históricas que la referencian.

Por ejemplo, si una empresa decide descontinuar los pagos por cheque, en lugar de eliminar el registro "CHE" de la tabla "Formas de Pago", simplemente lo marca como inactivo. Las facturas históricas emitidas con "CHE" como forma de pago permanecen intactas, pero los nuevos documentos no pueden utilizar esta opción.

Ideas clave

• Las tablas auxiliares son listas de referencia que permiten clasificar y organizar la información comercial de forma coherente y significativa para análisis posteriores
• FLEX proporciona tablas predefinidas (tipos de cliente, formas de pago, unidades de medida) y permite crear tablas personalizadas según necesidades específicas del negocio
• Cada registro en una tabla auxiliar requiere un código único (identificador) y una descripción clara; los códigos deben ser mnemotécnicos para facilitar su uso
• Las tablas auxiliares están vinculadas a clientes, documentos y artículos; su correcta configuración inicial simplifica enormemente la entrada de datos posteriores
• FLEX permite desactivar registros en lugar de eliminarlos, preservando la integridad histórica de transacciones que referencian esos registros
• El diseño cuidadoso de tablas auxiliares refleja la estructura comercial y operativa de la empresa, facilitando reportes y análisis alineados con la estrategia empresarial