Crear plantillas
15.5 Crear plantillas
Las plantillas en Flex 2017 son configuraciones predefinidas que permiten generar rápidamente albaranes y facturas repetitivas sin necesidad de entradas manuales. Para empresas con operaciones recurrentes (pedidos regulares del mismo cliente, entregas semanales de productos estándar, o servicios contratados periódicamente), crear plantillas es un multiplicador de eficiencia operacional. Este apartado te enseña a crear, guardar y gestionar plantillas que automatizan completamente la emisión de documentos comerciales.
Las plantillas funcionan basándose en información almacenada: cliente habitual, líneas de productos que siempre se venden a ese cliente, cantidades típicas, condiciones de pago estándar, y referencias internas. Una vez creada una plantilla, puedes generar albaranes y facturas en segundos, simplemente confirmando que los datos siguen siendo válidos o haciendo ajustes mínimos. Esto es especialmente valioso en operaciones B2B con clientes corporativos que tienen pedidos regulares y predecibles.
Tipos de plantillas disponibles
Flex 2017 permite crear plantillas para varios documentos. La más común es la plantilla de albará, que almacena la estructura de un envío típico: cliente destino, dirección de envío (que puede diferir de la dirección de facturación), productos habituales, cantidades estándar, y condiciones de envío. Cuando necesitas generar un nuevo albará para ese cliente, cargas la plantilla y Flex 2017 rellena todos los campos automáticamente.
También puedes crear plantillas de factura, que guardan la información de facturas recurrentes: cliente, líneas de producto con precios fijos, descuentos habituales, y condiciones de pago. Esto es útil para servicios recurrentes (suscripciones mensuales, contratos de mantenimiento, arrendamientos), donde cada mes generas una factura con estructura idéntica.
Flex 2017 soporta plantillas combinadas, que incluyen tanto estructuras de albará como de factura. Para empresas que realizan envío y facturación simultáneamente (lo común), una plantilla combinada evita duplicar información y mantiene coherencia entre documentos.
Creación de una plantilla paso a paso
Para crear una plantilla, comienza por un documento existente que tenga la estructura que deseas guardar. En Flex 2017, accedes a un albará o factura que ya contiene los datos típicos, y seleccionas "Guardar como Plantilla" o "Crear Plantilla". El sistema te pide que asignes un nombre descriptivo a la plantilla (por ejemplo, "Cliente ABC - Pedido Semanal" o "Suscripción Mensual - Cliente XYZ").
Luego especificas cuáles elementos de la plantilla son estáticos (siempre iguales) y cuáles son dinámicos (pueden variar). Por ejemplo, en una plantilla de pedido regular: el cliente es estático, la dirección de entrega es estática, los productos y cantidades son estáticos (pero puede permitirse ajustar cantidades al momento de uso), las fechas son dinámicas (se rellenan con la fecha actual), y el número de documento es dinámico (Flex 2017 lo asigna automáticamente).
Flex 2017 te permite además configurar opciones avanzadas: si la plantilla debe aplicar automáticamente un descuento porcentual, si tiene condiciones de pago especiales, si incluye referencias de proyecto o centro de coste específico, o si genera alertas si alguien intenta usar la plantilla fuera de fechas establecidas.
Uso de plantillas para generar documentos
Una vez creada la plantilla, usarla es extremadamente simple. En la pantalla de creación de nuevo albará, existe un selector que permite elegir "Crear desde Plantilla". Busca por nombre de plantilla o cliente, y selecciona la que desees. Flex 2017 carga automáticamente todos los datos predefinidos en el formulario.
En este punto, tienes la oportunidad de revisar los datos cargados y hacer ajustes si es necesario. El sistema claramente diferencia entre campos estáticos (que no deberías cambiar sin modificar la plantilla) y campos dinámicos (que puedes ajustar). Por ejemplo, si la plantilla de un cliente establece un pedido de 100 unidades pero esta vez necesitas 120, modificas el campo de cantidad y continúas. Flex 2017 automáticamente recalcula totales, impuestos, y descuentos según la nueva cantidad.
Tras confirmar los datos, el albará o factura se genera completamente, con numeración automática, totales correctos, y formato profesional. El tiempo ahorrado versus entrar manualmente cada línea es sustancial: un documento que tomaría 5-10 minutos de entrada manual se genera en 30 segundos.
Gestión y mantenimiento de plantillas
Flex 2017 permite gestionar todas tus plantillas desde un panel central. Puedes ver listadas todas las plantillas existentes, filtradas por cliente, tipo de documento, o fecha de última utilización. Para cada plantilla, el sistema muestra estadísticas: cuántas veces ha sido usada, cuándo fue la última vez, y el volumen de negocio generado desde su creación.
Puedes editar una plantilla existente si los datos cambian. Por ejemplo, si un cliente que tenía pedidos de 100 unidades ahora regularmente pide 150, editas la plantilla, cambias la cantidad, y la guardas. Las futuras generaciones usarán el nuevo valor. También puedes duplicar una plantilla como base para crear una nueva variante, o archivar plantillas antiguas de clientes que ya no trabajan contigo.
El control de versiones es automático. Si modificas una plantilla, Flex 2017 mantiene un histórico de cambios, permitiéndote saber qué fecha se hizo cada modificación. Si necesitas revertir a una versión anterior, puedes hacerlo fácilmente.
Caso práctico: plantilla para pedido semanal recurrente
Tienes un cliente mayorista que cada martes compra exactamente 200 unidades de Producto A (€10 c/u), 150 unidades de Producto B (€8 c/u), con un descuento comercial fijo del 5% y condiciones de pago a 30 días. En lugar de crear manualmente este albará cada semana, creas una plantilla. Accedes a Flex 2017, generaras un albará como si fuera el de esta semana (200 A, 150 B), aplicas el descuento del 5%, configuras como cliente el mayorista, y seleccionas "Guardar como Plantilla". Nombras la plantilla "Mayorista ABC - Pedido Semanal Fijo". Configuras: cliente como estático (siempre es el mismo), productos y cantidades como estáticos (200 A, 150 B), fechas como dinámicas (se rellenan automáticamente), y número de albará como dinámico. A partir de entonces, cada martes accedes a nuevos documentos, seleccionas "Crear desde Plantilla", buscas "Mayorista ABC - Pedido Semanal Fijo", y Flex 2017 rellena automáticamente todo. Confirmas (toma 5 segundos) y el albará está generado. Durante 52 semanas al año, ahorras 8-10 minutos de entrada manual por semana. La plantilla tiene además un registro histórico: cuántas veces se ha usado (52), importe total facturado (€156.000 anuales), permitiendo análisis de relación comercial con ese cliente.
Integración con emisión automática
Para máxima automatización, Flex 2017 permite configurar plantillas para que se ejecuten automáticamente en fechas o condiciones específicas. Por ejemplo, si tienes un cliente con un contrato de servicio mensual, puedes configurar que cada primer día del mes, Flex 2017 automáticamente genere y emita la factura basada en la plantilla, sin intervención manual. El documento se crea, se numera, se registra contablemente, y opcionalmente se envía automáticamente al cliente por email.
Esta automatización es revolucionaria para operaciones en escala: si tienes 100 clientes con contratos recurrentes, 100 facturas se generan automáticamente cada mes, eliminando completamente la carga manual de generación de documentos repetitivos.
Ideas clave
- Las plantillas permiten crear albaranes y facturas repetitivas en segundos, basándose en estructuras predefinidas sin entrada manual.
- Flex 2017 soporta plantillas de albará, factura, y combinadas, con campos configurables como estáticos o dinámicos.
- La creación de plantilla es simple: basta con guardar como plantilla un documento existente con la estructura deseada.
- Al usar una plantilla, todos los datos se cargan automáticamente pero pueden ajustarse si es necesario en esa instancia.
- El panel de gestión de plantillas permite editar, duplicar, archivar, y ver estadísticas de uso de cada plantilla.
- Para máxima automatización, plantillas pueden configurarse para ejecutarse automáticamente en fechas específicas, generando documentos sin intervención.