Práctica Añadir vencimientos y conceptos tipo Suárez SL

10.32 Práctica Añadir vencimientos y conceptos tipo Suárez SL

Complementando la práctica anterior sobre conceptos tipo, esta actividad se enfoca en la definición de vencimientos tipo, que establecen plazos predefinidos para el pago o cobro de operaciones específicas. Los vencimientos tipo son especialmente valiosos en la gestión comercial de una empresa como Suárez SL porque cierran el ciclo de operación: no basta crear un concepto tipo para la compra a un proveedor, sino que es necesario documentar que esa compra tiene un plazo de pago determinado (por ejemplo, 30, 60 o 90 días después de la facturación). Igualmente, las ventas a clientes suelen tener términos de crédito que hay que registrar de forma consistente.

El propósito de esta práctica es que combines conceptos tipo y vencimientos tipo para crear un sistema integrado de plantillas operativas en FLEX 2017, asegurando que cada tipo de operación no solo tenga estructura contable definida, sino también un calendario de pagos claro y automático.

Relación entre conceptos tipo y vencimientos tipo

En FLEX, los conceptos tipo definen la estructura contable de una operación (qué cuentas se mueven y en qué cuantía), mientras que los vencimientos tipo definen las fechas en que deben producirse los pagos o cobros asociados a esa operación. Por ejemplo, un concepto tipo para "Compra de mercancías" establece que se debita la cuenta de compras, se débita el IVA soportado y se acredita la cuenta de proveedores. El vencimiento tipo para esa misma operación establecería que el pago a proveedores se produce 60 días después de la fecha de factura.

Esta separación permite flexibilidad: el mismo concepto tipo puede asociarse a vencimientos diferentes según el proveedor o el cliente. Algunos proveedores pueden cobrar en 30 días, otros en 60, y otros a 90 días. FLEX permite definir varias opciones de vencimiento tipo y seleccionar la más adecuada en cada caso.

Acceso y navegación a vencimientos tipo

Para acceder a la funcionalidad de vencimientos tipo en FLEX 2017, dirígete al menú de utilidades o parámetros de la empresa, en la sección de configuración. Verás una opción dedicada a "Vencimientos tipo" o "Calendarios de pago". Necesitarás permisos de administrador para crear o modificar estas plantillas. La interfaz te permitirá visualizar una lista de vencimientos ya existentes (si los hubiera) y un botón para crear nuevos.

Estructura de un vencimiento tipo

Cada vencimiento tipo requiere:

• Código identificador: Un código único y breve, como PROV_30, PROV_60, CLI_COD (para clientes a cobro inmediato).
• Descripción: Una frase clara: "Proveedores 30 días", "Proveedores 60 días", "Clientes efectivo".
• Número de líneas de vencimiento: Cuántos pagos/cobros se generarán según este vencimiento.
• Detalle de cada línea: Para cada pago o cobro, se especifica el porcentaje del total y los días de plazo desde la fecha de operación.

Por ejemplo, un vencimiento para "Compra con pago único a 60 días" tendría una única línea: 100% de la cantidad a 60 días. Un vencimiento para "Venta en tres plazos iguales" tendría tres líneas: 33,33% a 30 días, 33,33% a 60 días, y 33,34% a 90 días.

Creación de vencimientos tipo para Suárez SL

Imaginemos que Suárez SL tiene los siguientes términos comerciales habituales:

Vencimiento tipo PROV_30: Pago a proveedores a 30 días. Se define una única línea con 100% a 30 días.

Vencimiento tipo PROV_60: Pago a proveedores a 60 días. Una línea con 100% a 60 días.

Vencimiento tipo CLI_30: Cobro a clientes a 30 días. Una línea con 100% a 30 días.

Vencimiento tipo CLI_CONTRA: Cobro al contado. Una línea con 100% a 0 días (es decir, el mismo día de la operación).

Vencimiento tipo PROV_FRACCION: Pago a proveedores en dos plazos: 50% a 30 días y 50% a 60 días. Útil para compras grandes con acuerdos de pago escalonado.

Para cada uno, introduces el código, la descripción, especificas el número de líneas y, para cada línea, introduces el porcentaje y los días de plazo. FLEX calculará automáticamente la fecha exacta de cada vencimiento basándose en la fecha del asiento cuando se utilice este vencimiento tipo.

Vinculación de vencimientos tipo a conceptos tipo

Una vez creados los vencimientos tipo, el siguiente paso es vincularlos a los conceptos tipo que creaste en la práctica anterior. En la pantalla de edición del concepto tipo (por ejemplo, el concepto "Compra mercancías con IVA"), encontrarás un campo o pestaña destinado a asignar un vencimiento tipo por defecto. Si todas tus compras a proveedores se pagan a 60 días, asignarías el vencimiento tipo PROV_60 al concepto tipo de compra.

Esta vinculación es una propuesta predeterminada: cuando un usuario utilice el concepto tipo, FLEX sugiere automáticamente el vencimiento tipo asociado, pero el usuario puede cambiarlo si en esa operación específica aplican condiciones diferentes.

Casos de uso avanzados

Algunos casos especiales que Suárez SL podría necesitar:

Operaciones sin vencimiento definido: Para transacciones al contado (efectivo, tarjeta de débito), se utiliza un vencimiento a 0 días. El sistema no generará recordatorios de pago ni afectará a la gestión de tesorería de forma diferida.

Descuentos por pronto pago: FLEX permite vincular a cada vencimiento tipo un porcentaje de descuento aplicable si se paga antes de cierta fecha. Por ejemplo, "Si pagas en 10 días en lugar de 30, obtienes un 2% de descuento".

Vencimientos escalonados para operaciones grandes: Para una compra de 10.000 euros a un proveedor estratégico con acuerdo de pago en tres meses, podrías crear un vencimiento con tres líneas: 40% a 30 días (4.000 euros), 40% a 60 días (4.000 euros), 20% a 90 días (2.000 euros).

Utilidad práctica en la gestión diaria

Una vez implementados los conceptos tipo y vencimientos tipo correctamente, el beneficio es inmediato. Cuando un empleado de Suárez SL necesita registrar la compra de mercancías a un proveedor habitual, selecciona el concepto tipo, la fecha, el proveedor y el importe. FLEX genera automáticamente todos los apuntes contables y, simultáneamente, crea las líneas de vencimiento correspondientes (fechas de pago previstas). El sistema puede incluso recordar qué vencimientos tipo usaste en operaciones con el mismo proveedor y proponerlos automáticamente.

Ideas clave

• Los vencimientos tipo complementan los conceptos tipo al definir los plazos predeterminados de pago o cobro de operaciones recurrentes.
• Cada vencimiento tipo especifica un código, descripción y una o más líneas con porcentaje e días de plazo.
• La vinculación entre conceptos tipo y vencimientos tipo integra la estructura contable con la gestión de tesorería en un único sistema.
• Los vencimientos tipo admiten operaciones simples (pago único) y complejas (fraccionadas, con descuentos).
• El usuario puede usar los vencimientos tipo por defecto o modificarlos puntualmente según las condiciones reales de cada operación.
• Esta integración acelera significativamente la registración de operaciones recurrentes y mejora la precisión de la previsión de tesorería.