Práctica Realizar predefinidos Suárez SL

4.4 Práctica Realizar predefinidos Suárez SL

A lo largo de los ejercicios anteriores hemos aprendido el concepto teórico de asientos predefinidos y su creación en FLEX 2017. En esta sección práctica, aplicaremos estos conocimientos a la empresa Suárez SL, creando un conjunto de asientos predefinidos que corresponden a las operaciones contables más frecuentes que realiza esta empresa en su actividad de distribución de productos de consumo.

Suárez SL es una empresa mediana dedicada a la distribución de productos de alimentación, higiene y consumo general a diversos establecimientos minoristas en la región de Castilla y León. Como consecuencia de su actividad ordinaria, realiza operaciones contables repetitivas que son perfectas candidatas para ser convertidas en asientos predefinidos: compras a proveedores, ventas a clientes, pagos de nóminas, gastos de operación recurrentes, y más.

Identificación de operaciones predefinibles en Suárez SL

El primer paso en esta práctica es identificar qué operaciones contables de Suárez SL son lo suficientemente repetitivas y estandarizadas como para justificar su conversión en asientos predefinidos. Realizando un análisis de la actividad de Suárez SL, identificamos las siguientes operaciones que ocurren regularmente y con la misma estructura contable:

Las compras a proveedores habituales de Suárez SL siguen un patrón consistente: se carga la cuenta de compra de mercancías y se abona la cuenta de proveedores. Aunque los importes y proveedores varían, la estructura contable es idéntica. Lo mismo ocurre con las operaciones de venta: se carga la cuenta de clientes o de caja y se abona la cuenta de ventas. Los pagos de la nómina mensual de los empleados siguen siempre la misma estructura: se cargan las cuentas de gastos de personal y se abona la cuenta de bancos o tesorería.

Otros asientos candidatos incluyen los gastos mensuales recurrentes como alquiler de locales, suministros (electricidad, agua, teléfono), seguros, o mantenimiento de equipos. Todos estos elementos, aunque con importes que varían mes a mes, mantienen la misma estructura contable básica.

Creación del predefinido de compras a proveedores

Iniciamos la práctica creando el primer asiento predefinido para Suárez SL: el correspondiente a compras de mercancías a proveedores. En FLEX 2017, accedemos al menú de asientos predefinidos y seleccionamos la opción de crear nuevo. Configuramos los parámetros básicos: asignamos el código "COMP-PROV" y la descripción "Compra de mercancías a proveedores".

Definimos la estructura del asiento: la primera línea cargará la cuenta 600 (Compra de mercancías), indicando que es una cuenta que debe aumentar cuando se utilice el predefinido con importe positivo. La segunda línea abonará la cuenta 400 (Proveedores), estableciendo que es una cuenta acreedora. FLEX 2017 nos permite establecer campos variables como el importe, el número de factura del proveedor, la referencia del proveedor, y la descripción específica de qué mercancías se están comprando.

Guardamos el predefinido con estas configuraciones. FLEX 2017 valida la estructura (que el asiento queda cuadrado con un importe genérico, que las cuentas existen en el catálogo, que los campos están correctamente configurados) y almacena la plantilla en el sistema.

Creación del predefinido de ventas a clientes

El segundo asiento predefinido de esta práctica corresponde a las ventas que Suárez SL realiza a sus clientes distribuidores. Creamos un nuevo predefinido con código "VENT-CLI" y descripción "Venta de mercancías a clientes". La estructura contable es simétrica a la de compras pero con cuentas inversas.

La primera línea del asiento cargará la cuenta 430 (Clientes), reflejando que los clientes deben dinero a Suárez SL. La segunda línea abonará la cuenta 700 (Venta de mercancías). Configuramos los campos variables para incluir el importe de la venta, el número de factura emitida por Suárez SL, la referencia del cliente, y observaciones sobre la venta. Este predefinido captura la estructura fundamental de cualquier operación de venta que realice la empresa.

Creación del predefinido de nómina

Un tercer asiento predefinido de gran utilidad práctica es el correspondiente al registro de nómina mensual. Aunque los importes de cada empleado y las retenciones pueden variar, la estructura general de la contabilización de la nómina es constante. Creamos un nuevo predefinido con código "NOMINA-MEN" y descripción "Registro contable de nómina mensual".

Este predefinido es ligeramente más complejo, ya que puede incluir múltiples líneas. La estructura típica incluye: carga de la cuenta 640 (Sueldos y salarios) con el importe bruto de la nómina, carga de las cuentas de retenciones y aportes sociales (642 - Aportes sociales), y abono de la cuenta 465 (Retenciones acreedoras) y 476 (Organismos de la Seguridad Social acreedores). Opcionalmente, abono de la cuenta 572 (Bancos) si la nómina se paga directamente desde banco.

Creación del predefinido de suministros

Para completar esta práctica, creamos un cuarto asiento predefinido denominado "SUMINISTROS-MES", correspondiente al registro contable de los gastos mensuales de suministros (energía eléctrica, agua, telefonía, etc.). Este asiento predefinido carga la cuenta 628 (Suministros) con el importe total del suministro pagado, y abona la cuenta 572 (Bancos) si el pago es directo, o la cuenta de acreedores si es a crédito.

Este predefinido es particularmente útil para Suárez SL porque cada mes recibe varias facturas de suministros de diferentes proveedores, pero todas siguen la misma estructura contable. El usuario puede utilizar este predefinido múltiples veces al mes, simplemente variando el importe, el nombre del suministro, y el número de factura.

Prueba y validación de los predefinidos creados

Una vez creados los cuatro asientos predefinidos, la práctica continúa con la validación de cada uno. FLEX 2017 permite simular la utilización de cada predefinido para confirmar que funcionan correctamente. Simulamos la utilización de "COMP-PROV" introduciendo un importe de prueba de 1.000 euros, correspondiente a la compra de mercancías a un proveedor. FLEX 2017 valida que el asiento queda cuadrado, que las cuentas son válidas, y que no hay inconsistencias.

Realizamos la misma validación con los otros tres predefinidos. Este paso es crucial para evitar que un error en la definición de un predefinido se propague a múltiples operaciones contables en el futuro. Si durante esta validación surge algún error o inconsistencia, editamos el predefinido correspondiente para corregirlo antes de su utilización efectiva.

Idea práctica: caso real de utilización inmediata

Una vez completada la creación de los predefinidos, la práctica se cierra con un escenario real: Suárez SL ha recibido hoy una factura de compra de mercancías a su proveedor habitual por importe de 3.500 euros. Utilizamos el predefinido "COMP-PROV" para registrar esta operación. El usuario simplemente selecciona el predefinido, introduce 3.500 como importe, "FAC-003456" como número de factura, "Proveedor XYZ" como referencia, y "Compra de bebidas y lácteos" como descripción. FLEX 2017 genera automáticamente el asiento contable correctamente cuadrado, validado y listo para grabar.

Ideas clave

• La identificación de operaciones repetitivas es el primer paso para crear asientos predefinidos efectivos en Suárez SL
• Los asientos predefinidos de Suárez SL deben cubrir: compras a proveedores, ventas a clientes, nómina, y gastos recurrentes
• Cada predefinido requiere asignación de código identificativo, descripción clara, estructura contable y campos variables
• La validación y prueba de cada predefinido antes de su uso efectivo garantiza la integridad contable
• La utilización práctica de predefinidos demuestra cómo la plantilla se adapta a operaciones específicas con datos variables
• Un conjunto bien diseñado de predefinidos reduce drásticamente el tiempo de entrada de datos contables en Suárez SL