Control de existencias

6.3 Control de existencias

El control de existencias es el conjunto de procedimientos y herramientas que permiten mantener la cantidad correcta de cada material en almacén: ni exceso que inmovilice capital e incremente costes de almacenamiento, ni escasez que cause paros de proyectos. Un sistema robusto de control de existencias es fundamental para operatividad eficiente. Las empresas que pierden proyectos o incurren en sobrecostes por falta de material en el momento requerido, o que mantienen stock excesivo que se vuelve obsoleto, sufren pérdida de competitividad.

El control de existencias abarca tres dimensiones: seguimiento en tiempo real (saber cuánto hay de cada material ahora), predicción de consumo futuro (estimar cuánto se necesitará), y decisiones de reorden (cuándo comprar y cuánta cantidad). Esto es aplicable tanto en sistemas manuales como informatizados.

Métodos de contabilización de existencias

Existen dos enfoques principales para mantener actualizado el registro de existencias. El método de inventario permanente o de entradas-salidas consiste en actualizar el registro cada vez que hay movimiento: cuando ingresa material, cuando sale hacia proyecto, cuando se devuelve. Cada movimiento se registra inmediatamente (en papel o en sistema digital), manteniendo un saldo actualizado permanentemente.

El método de inventario periódico o de conteo físico periódico consiste en realizar un recuento físico completo del almacén a intervalos regulares (mensual, trimestral, anual). Entre conteos, se estima inventario mediante registro de compras e historiales de consumo, pero sin verificación física. Este método es más simple para almacenes pequeños pero menos preciso.

En la práctica, la mayoría de empresas combinan ambos métodos: mantienen inventario permanente mediante sistema de entradas-salidas, pero realizan recuento físico periódico para validar exactitud y detectar pérdidas o errores de registro. Las discrepancias encontradas se investigan: si inventario registrado dice 50 unidades pero se encuentran 48, hay pérdida de 2 unidades que debe ser explicada.

Registros manuales de inventario

En empresas sin software, el registro se mantiene mediante fichas de artículo o un libro mayor general de almacén. Cada artículo tiene una ficha individual con columnas: fecha, concepto (entrada/salida/devolución), cantidad entrada, cantidad salida, saldo existente, responsable, número de documento referencia (factura de compra, hoja de entrega, devolución).

Ejemplo de ficha de artículo: Cable 2x2,5 mm² H07V-U, negro, rollo 100 m. En la ficha aparecen todos los movimientos del artículo durante el período: 10 de enero entrada de 5 rollos por compra a proveedor XYZ, saldo 5; 12 de enero salida de 2 rollos por proyecto A, saldo 3; 15 de enero salida de 1 rollo por proyecto B, saldo 2; 18 de enero entrada de 3 rollos por compra a proveedor ABC, saldo 5; y así sucesivamente.

Con este sistema manual, el responsable de almacén consulta la ficha para saber disponibilidad actual, y es responsable de mantener la ficha actualizada. Errores en registro (olvidar registrar una salida, escribir cantidad incorrecta) resultan en discrepancias que solo se detectan en recuento físico.

Software de gestión de inventario

Sistemas informatizados desde hojas de cálculo (Excel con macros simples) hasta software ERP completo automatizan la contabilización. Una hoja de cálculo básica tiene columnas para cada artículo y filas para cada fecha; al entrar datos de compra o entrega, el saldo se actualiza automáticamente mediante fórmulas. Esto es viable para empresas con 200-500 artículos distintos.

Software especializado de gestión de almacén (como Odoo, SAP Small Business, Lightspeed Inventory) ofrece funcionalidad más avanzada: códigos de barras, alertas automáticas de bajo stock, generación automática de órdenes de compra, seguimiento de lotes/números de serie, multi-almacén (si empresa tiene varios), y reportes analíticos. El coste es 50-500 euros mensuales según funcionalidad.

La implementación de software requiere: entrada inicial de todos los artículos al sistema (inventario base), capacitación de personal en uso del software, y gradualmente migración de procesos papelados a digitales. El período de implementación típico es 2-4 meses antes de que sistema sea plenamente operativo.

Establecimiento de niveles mínimo y máximo

El nivel mínimo es la cantidad por debajo de la cual se dispara una orden de compra. Se calcula considerando: consumo diario promedio, tiempo de reorden (días que tarda proveedor en entregar desde que se hace pedido), y margen de seguridad por variabilidad. Fórmula simplificada: Nivel mínimo = (consumo diario × días de reorden) + stock de seguridad.

Ejemplo: Cable tipo A se consume en promedio 10 metros diarios, proveedor tarda 15 días en entregar, se desea stock de seguridad para 5 días de consumo (por variabilidad). Nivel mínimo = (10 m/día × 15 días) + (10 m/día × 5 días) = 150 m + 50 m = 200 metros. Cuando inventario cae a 200 metros, se dispara automáticamente orden de compra.

El nivel máximo es la cantidad que no se desea exceder, para evitar inmovilización excesiva de capital. Se establece considerando: espacio de almacén disponible, coste de almacenamiento (especialmente para artículos con caducidad), rotación histórica, y fluctuaciones estacionales. Nivel máximo típicamente equivale a 60-90 días de consumo promedio.

En el ejemplo anterior, si cable tipo A se consume 300 metros mensuales (10 m/día × 30 días), el nivel máximo podría fijarse en 900-1350 metros (equivalentes a 90-135 días de consumo). Cuando inventario alcanza este máximo, se detiene la compra de ese artículo hasta que vuelva a caer bajo mínimo.

Rotación de existencias y método FIFO

En materiales con caducidad o envejecimiento (cables expuestos a luz solar, condensadores electrolíticos, lubricantes), es crítico seguir el principio FIFO (First In, First Out): el material que llega primero al almacén es el primero que se usa. Esto evita que material antiguo se vuelva obsoleto o defectuoso mientras material nuevo permanece sin usar.

En la práctica, esto significa que nuevas compras del mismo artículo se colocan detrás del material existente (o encima, según disposición), de modo que al extraer material se toma de la parte anterior (más antigua). El índice de rotación se calcula como: Rotación = Consumo anual / Stock promedio. Un índice de rotación de 12 significa que el stock se reemplaza completamente 12 veces al año, es decir, cada mes. Un índice de 4 significa que se reemplaza 4 veces al año, cada 3 meses. Rotaciones muy bajas indican sobre-stock; rotaciones muy altas indican quizás bajo-stock.

Auditoría de existencias y recuento físico

El recuento físico periódico (inventario) consiste en contar físicamente todos los artículos en almacén y comparar con lo que sistema registra. Se realiza típicamente una vez al año (auditoría anual obligatoria en empresas con cierta dimensión), aunque empresas bien gestionadas hacen recuentos mensuales de artículos críticos o de alto valor.

El procedimiento es: se paraliza actividad de almacén (no hay entradas ni salidas durante el recuento), se organiza equipo de conteo (típicamente 2-3 personas), se recuenta cada ubicación, se registran cantidades encontradas, se comparan con inventario registrado, y se investigan discrepancias superiores a margen tolerable (típicamente 2-5%).

Discrepancias detectadas pueden deberse a: errores de registro (entrada registrada como salida), pérdida o robo, caducidad no detectada (material que debe descartarse), o simplemente conteo incorrecto (se reencuenta). Investigación de discrepancias es responsabilidad de gestión y puede derivar en cambios de procedimiento o medidas de seguridad.

Indicadores de rendimiento de gestión de inventario

Se monitorean varios indicadores para evaluar calidad de gestión: exactitud de inventario (% de artículos cuyo registro coincide con realidad; objetivo 98%+), obsolescencia (% de artículos sin movimiento en 12 meses; objetivo menos del 5%), rotación (veces que se reemplaza stock anual; debe estar dentro del rango óptimo), y disponibilidad (% de veces que material requerido está disponible; objetivo 95%+).

Un ejemplo: empresa mide que exactitud de inventario es 94% (discrepancias en 6% de artículos), hay 8% de artículos obsoletos que llevan más de 12 meses sin movimiento, rotación promedio es 6 veces al año, y disponibilidad es 92%. Esto indica problemas en control (exactitud baja), sobre-stock (obsolescencia alta y rotación baja), e insuficiencia ocasional de material requerido. Se plantea entonces: revisar procedimientos de registro, limpiar inventario de artículos obsoletos, ajustar niveles mínimos/máximos.

Ideas clave

• El control de existencias mantiene cantidad correcta de material: ni exceso que inmoviliza capital, ni escasez que causa paros de proyectos.
• El método de inventario permanente (actualización en cada movimiento) es más preciso pero requiere disciplina; el periódico es más simple pero menos exacto.
• Los registros manuales (fichas de artículo) funcionan para almacenes pequeños; software automatizado es necesario para más de 500 artículos o empresas con múltiples almacenes.
• El nivel mínimo se calcula como: (consumo diario × días de reorden) + stock de seguridad; el máximo se fija en 60-90 días de consumo.
• El método FIFO (primero en entrar, primero en salir) es crítico para materiales con caducidad o envejecimiento.
• El recuento físico anual valida exactitud del sistema; discrepancias superiores a 2-5% requieren investigación y medidas correctivas.