Actividades prácticas del curso

1. Introducción a las Actividades

La práctica activa y contextualizada es fundamental para consolidar los conocimientos adquiridos en el curso de Gestión Informatizada de Archivos de Empresa. A través de actividades diseñadas para integrar conceptos de todos los temas, los participantes podrán aplicar teorías, procedimientos y normativas en escenarios reales o simulados, fortaleciendo su comprensión y habilidades prácticas. Estas actividades fomentan el pensamiento crítico, la resolución de problemas y la toma de decisiones informadas, esenciales en la gestión archivística moderna.

Las actividades propuestas buscan que los participantes no solo memoricen conceptos, sino que también desarrollen competencias clave como el análisis, la planificación, la organización y la evaluación de sistemas documentales, tanto físicos como electrónicos. Se recomienda realizarlas en equipo cuando sea posible para potenciar el aprendizaje colaborativo y simular entornos profesionales reales.

Instrucciones generales: cada actividad debe abordarse siguiendo las indicaciones específicas, respetando los entregables y los tiempos establecidos. Se sugiere documentar cada paso del proceso, incluir reflexiones críticas y presentar resultados claros y estructurados. La participación activa y la autoevaluación serán claves para maximizar el aprendizaje.

2. Actividades Integradoras del Curso

Actividad 1: Proyecto Final Integrador

Descripción: Los participantes diseñarán un proyecto completo para implementar un sistema de gestión documental en una empresa ficticia o real. Este proyecto integrará conceptos desde la conceptualización del archivo, clasificación, tratamiento documental, gestión electrónica, normalización y acceso a los documentos.

Fases:

1. Planificación: Definir objetivos, alcance, recursos necesarios y cronograma.
2. Ejecutación: Elaborar un plan de organización física y digital, incluyendo clasificación, descripción y señalización.
3. Implementación: Simular la instalación física del archivo y la organización digital con ejemplos prácticos.
4. Evaluación: Revisar la coherencia con las normativas (ISO 15489, MoReq), valorar accesibilidad y seguridad.

Entregables: Documento completo del proyecto, diagramas de flujo, ejemplos de inventarios y descripciones documentales.

Rúbrica: Se evaluará claridad en la planificación, integración de conceptos teóricos-prácticos, innovación en propuestas y calidad de presentación.

Tiempo estimado: 10-15 horas

Actividad 2: Caso Práctico Complejo

Descripción: Analizar un escenario empresarial donde se requiere reorganizar un sistema de archivos físico y electrónico tras una fusión o adquisición. El caso presentará problemas de clasificación, acceso restringido, digitalización y cumplimiento normativo.

Análisis:

1. Identificar las problemáticas principales en gestión documental.
2. Toma de decisiones sobre priorización de tareas (expurgo, digitalización, normalización).
3. Justificar técnicamente las soluciones propuestas usando conceptos del curso.
4. Presentar un plan de acción con pasos concretos para resolver los desafíos detectados.

Actividad 3: Portafolio de Evidencias

Descripción: Crear un portafolio digital que recopile evidencias del aprendizaje en cada tema del curso. Incluye documentos, esquemas, reflexiones y autoevaluaciones que demuestren el proceso formativo.

Estructura sugerida por tema:

• Tema 1: Esquema conceptual del ciclo de vida del documento y su valor.
• Tema 2: Ejemplo práctico de clasificación y descripción documental.
• Tema 3: Procedimiento simulado para transferencia y expurgo.
• Tema 4: Muestra representativa de series documentales empresariales.
• Tema 5: Plan de instalación física del archivo con fotos o diagramas.
• Tema 6: Ejemplo de organización electrónica con descripción de metadatos.
• Tema 7: Esquema de implantación de un sistema digital gestionado.
• Tema 8: Procedimiento para búsqueda y acceso a documentos digitales o físicos.
• Tema 9: Aplicación práctica de normas internacionales en normalización documental.

Añadir reflexiones personales sobre el proceso de aprendizaje y autoevaluación del dominio del contenido.

Actividad 4: Simulación Profesional

Descripción: En grupos pequeños, simular una reunión profesional donde se toman decisiones sobre la gestión documental en una empresa. Cada participante asumirá roles (archivista, gestor documental, auditor interno) enfrentando desafíos como auditorías internas o solicitudes legales.

Criterios a abordar:

1. Situaciones problemáticas relacionadas con acceso a información confidencial.
2. Estrategias para garantizar cumplimiento normativo (ISO, RGPD).
3. Manejo del flujo documental entre diferentes áreas.

Actividad 5: Investigación y Propuesta

Descripción: Investigar una problemática actual en gestión documental (ejemplo: digitalización masiva en pymes) y proponer soluciones innovadoras basadas en contenidos del curso. La propuesta debe incluir justificación técnica, beneficios esperados y posibles obstáculos.

Actividad 6: Análisis Crítico Transversal

Descripción:: Elegir un tema central (por ejemplo: digitalización o normalización) e analizarlo desde diferentes perspectivas abordadas en los módulos. Elaborar un informe que destaque relaciones entre conceptos como tratamiento documental, sistemas electrónicos y normativa internacional. Finalizar con una síntesis integradora que refleje cómo todos los temas contribuyen a una gestión eficiente del archivo empresarial.

3. Actividades Colaborativas

• Debate estructurado: Organizar debates sobre temas clave como la importancia de la normalización o los beneficios del sistema integral de gestión documental. Dividir en equipos que defiendan diferentes posturas; promover el intercambio argumentado para profundizar en conceptos complejos.
• Proyecto multidisciplinar colaborativo:: En equipos multidisciplinarios (administración, tecnología, derecho), diseñar un plan integral para implementar un sistema archivístico informatizado en una empresa real o simulada. Cada miembro aporta su visión específica para enriquecer el proyecto final.
• Análisis de casos en equipo con presentación:: Estudiar casos reales o simulados relacionados con expurgo, digitalización o acceso a datos personales. Preparar una presentación que incluya diagnóstico, propuestas y justificación normativa.
• Sala de trabajo grupal simulado:: Realizar sesiones donde cada grupo gestione situaciones como control de acceso o recuperación rápida, fomentando habilidades comunicativas e interpersonales propias del trabajo profesional archivístico.

4. Autoevaluación Final del Curso

A continuación se presentan preguntas diseñadas para evaluar el conocimiento integral adquirido durante el curso. La autoevaluación permitirá identificar fortalezas y áreas a mejorar antes de finalizar su formación.

Preguntas tipo opción múltiple

1. Cada documento debe cumplir con ciertos requisitos esenciales. ¿Cuál NO es uno de ellos?
2. a) Valor legal
   b) Relevancia histórica
   c) Facilidad para ser digitalizado
   d) Requisitos formales específicos
3. ¿Qué norma internacional regula aspectos relacionados con la gestión documental?

Preguntas cortas

1. Menciona dos ventajas principales del uso de sistemas electrónicos para gestionar archivos empresariales.
2. Nombra al menos tres criterios que se deben considerar al planificar la conservación física e informática de documentos digitales.

Caso práctico para resolver

1. Dada una situación donde una empresa necesita eliminar documentos obsoletos respetando normativa vigente y garantizar acceso rápido a información histórica importante, diseña un plan paso a paso incluyendo criterios técnicos y normativos.

Puntuación y competencias adquiridas

• Puntuación total basada en precisión, coherencia y profundidad en respuestas escritas o presentaciones orales.
• A lo largo del curso habrás desarrollado competencias como: gestión eficiente de archivos físicos y electrónicos; aplicación normativa internacional; diseño e implementación de sistemas integrados; evaluación crítica; trabajo colaborativo; comunicación efectiva en temas archivísticos; innovación tecnológica aplicada a archivos empresariales; análisis estratégico del ciclo vital documental; entre otras habilidades profesionales esenciales en gestión moderna de archivos empresariales.

5. Recursos Adicionales

• Sistemas recomendados: Software para gestión documental (ejemplo: M-Files, DocuWare), herramientas ofimáticas (Microsoft Office, Google Workspace).
• Pautas útiles: Plantillas para inventarios documentales, modelos de cuadros clasificados e instrumentos descriptivos disponibles en plataformas educativas o sitios especializados en archivística (por ejemplo: ISO templates).
• Navegadores web útiles: Enlaces a recursos normativos internacionales (ISO.org), tutoriales prácticos sobre digitalización certificada o gestión electrónica (YouTube canales especializados).