Creación de backup. soportes para la realización de un backup

1.8 Creación de backup. soportes para la realización de un backup

Un backup (copia de seguridad) es una copia de los archivos importantes de un ordenador almacenada en un dispositivo diferente. Es la única protección efectiva contra pérdida de datos provocada por fallo del disco duro, malware, robo del ordenador, o eliminación accidental de archivos. Según estadísticas del sector, aproximadamente el 60% de usuarios no realizan copias de seguridad regulares, exponiéndose a pérdidas catastróficas. Para un usuario de ofimática que trabaja con documentos críticos, crear y mantener backups es una responsabilidad profesional no negociable. Los documentos de una empresa pueden tener valor legal, regulatorio o financiero que hace imprescindible su protección.

Tipos de backup y estrategias de copias de seguridad

Un backup completo es una copia de todos los datos del ordenador, o al menos de la carpeta "Documentos" y otras ubicaciones importantes. Realizar un backup completo semanal o mensualmente proporciona un punto de restauración seguro. Sin embargo, si una semana han ocurrido muchos cambios en los documentos, restaurar desde un backup antiguo significaría perder una semana de trabajo.

Un backup incremental solo copia los archivos que han cambiado desde el último backup. Si realizamos un backup completo el domingo, un backup incremental del lunes solo copia archivos modificados el lunes, ocupando mucho menos espacio. Esta estrategia permite mantener múltiples versiones recientes de los archivos. Por ejemplo: backup completo cada domingo, backup incremental cada miércoles y viernes. Si un archivo se corrompe el jueves, podemos restaurar desde el incremental del miércoles, perdiendo solo dos días de cambios.

La estrategia más robusta es combinar backups en la nube (automáticos) con backups locales (manuales). Los servicios como Google Drive, OneDrive o Dropbox sincronizan automáticamente los documentos a servidores remotos. Si el ordenador sufre un fallo, los archivos se recuperan desde la nube. Sin embargo, la nube no protege contra fallo simultáneo de internet, por lo que un backup local en un disco externo proporciona una capa adicional de seguridad.

Soportes para realizar backups

Una memoria USB (pendrive) es la opción más simple y portátil para pequeños volúmenes de datos. Las memorias USB modernas ofrecen capacidades de 64 GB, 128 GB o 256 GB. Son económicas (costando entre 10 y 30 euros), rápidas y fáciles de usar. Sin embargo, son frágiles: pueden perderse, dañarse con agua o calor, o fallar electrónicamente. Las memorias USB no deben ser el único backup de documentos críticos.

Un disco duro externo (HDD externo) ofrece mayor capacidad (típicamente 1-4 TB, donde 1 TB = 1.000 GB) a un coste relativamente bajo (40-100 euros). Ocupa más espacio en el escritorio que una memoria USB, pero almacena significativamente más información. Los discos externos se conectan mediante USB 3.0 o USB-C, permitiendo transferencias rápidas. Para ofimática, un disco externo es la solución más práctica: el usuario puede hacer backup de todo su ordenador, incluyendo documentos, fotos y vídeos personales.

Una unidad de almacenamiento en estado sólido (SSD externo) es una alternativa más moderna y resistente al disco duro externo. Los SSD no tienen partes móviles, siendo más resistentes a caídas. Son más rápidos (transferencias de hasta 500 Mbps comparado con 100-150 Mbps de HDD) pero más caros (80-200 euros). Para usuarios de ofimática que valoran velocidad y durabilidad, un SSD externo es una inversión razonable.

Los servicios de almacenamiento en la nube (Google Drive, OneDrive, Dropbox, iCloud) ofrecen sincronización automática de archivos. Google Drive integrado en Windows sincroniza automáticamente la carpeta "Google Drive" con los servidores de Google. OneDrive de Microsoft, preinstalado en Windows, sincroniza automáticamente archivos. Estos servicios ofrecen planes gratuitos (15-50 GB) y planes pagos (100 GB - 2 TB). La ventaja es automatización y acceso desde cualquier dispositivo; la desventaja es dependencia de internet y confianza en proveedores externos.

Proceso de creación de backup

Para realizar un backup manualmente en Windows, el usuario abre el Explorador de Archivos, selecciona la carpeta "Documentos" (o la carpeta que contiene todos los documentos importantes), hace clic derecho y elige "Copiar". Luego, conecta un disco duro externo o una memoria USB, abre el dispositivo en el Explorador, y hace clic derecho para "Pegar". Esto crea una copia de la carpeta Documentos en el dispositivo externo.

Para automatizar este proceso, Windows 10 y 11 incluyen la herramienta "Historial de archivos". Se abre Configuración > Sistema > Almacenamiento > Historial de archivos, se selecciona el disco externo como dispositivo de backup, y se configura la frecuencia (por defecto cada hora). De entonces en adelante, Windows automáticamente copia cambios en los archivos al disco externo. Si se elimina accidentalmente un archivo o se corrompe, se puede hacer clic derecho en la carpeta y seleccionar "Restaurar versión anterior" para recuperarlo.

En macOS, la aplicación "Time Machine" cumple la función equivalente. Se conecta un disco externo, se abre Time Machine desde Preferencias del Sistema, se selecciona el disco y se activa. A partir de entonces, Time Machine realiza backups incrementales automáticamente, permitiendo restaurar el ordenador a cualquier punto anterior en el tiempo.

Ejemplo práctico: estrategia de backup para profesional independiente

Un consultor independiente en España que trabaja con documentos confidenciales de clientes diseña la siguiente estrategia de backup: utiliza OneDrive (incluido en Windows) para sincronizar automáticamente su carpeta "Documentos" a la nube. Esto proporciona protección contra robo o fallo del disco duro, y acceso a documentos desde cualquier dispositivo. Semanalmente, conecta un disco duro externo de 2 TB y ejecuta "Historial de archivos" para crear un backup local. Este disco externo se guarda en una caja de seguridad de un banco próximo.

Además, tiene configurado un servicio de backup en la nube alternativo (Duplicati) que cada martes a las 2 AM realiza un backup incremental completo a un servidor diferente. De esta forma, está protegido contra: fallo del disco duro principal (recupera desde disco externo), pérdida o robo del ordenador (recupera desde nube), fallo simultáneo de proveedor de nube (recupera desde servidor alternativo). Esta estrategia de "3-2-1" (3 copias, 2 soportes diferentes, 1 ubicación remota) es el estándar de la industria para datos críticos.

Ideas clave

• Un backup es una copia de seguridad de datos importante en un dispositivo diferente, siendo la única protección contra pérdida de datos.
• Un backup completo copia todo; un backup incremental solo copia lo que cambió desde el último backup, ocupando menos espacio.
• Las memorias USB son portátiles pero frágiles; los discos duros externos ofrecen mayor capacidad; los SSD externos son más rápidos y resistentes.
• El almacenamiento en la nube (Google Drive, OneDrive, Dropbox) sincroniza automáticamente archivos, proporcionando acceso desde cualquier dispositivo.
• Windows incluye "Historial de archivos" y macOS incluye "Time Machine" para automatizar backups incrementales en dispositivos externos.
• La estrategia de "3-2-1" (3 copias, 2 soportes diferentes, 1 ubicación remota) es el estándar recomendado para documentos profesionales críticos.